Xử lý thế nào khi lập hóa đơn đầu ra bị sai sót

Hiện nay, song hành cùng lúc 2 loại hóa đơn (hóa đơn giấy và hóa đơn điện tử); trong quá trình xuất hóa đơn sẽ không tránh khỏi sai sót nhất định dẫn đến hóa đơn không lý, không đúng với nội dung cần xuất. Xử lý khi gặp các tình huống hóa đơn đầu ra bị sai như thế nào để phù hợp với yêu cầu của cơ quan thuế, đúng với sự việc và tính pháp lý. Chúng ta phân chia các tình huống cụ thể giải quyết.

I. Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn giấy

1. Hóa đơn đã viết nhưng chưa xé khỏi quyển hóa đơn

– Khi xác định số hóa đơn đã viết bị sai ở bất kỳ tiêu thức nào mà chưa xé khỏi cuốn thì chúng ta cần tiến hành GẠCH CHÉO số hóa đơn đó (cả 3 liên). Lưu giữ số hóa đơn này lại.

– Viết số hóa đơn mới thay thế số hóa đơn đã viết sai

 2. Hóa đơn đã viết, xé khỏi quyển hóa đơn nhưng chưa giao cho khách hàng

Trường hợp này, tiến hành GẠCH CHÉO cả 3 liên của số hóa đơn sai đã xé rời khỏi cuốn. Đồng thời, kẹp số hóa đơn sai đó vào đúng vị trí của số hóa đơn đó. Lưu trữ cả 3 liên của số háo đơn này phục vụ cho việc giải trình khi có thanh tra.

Xuất số hóa đơn khác thay thế và cùng ngày với số háo đơn đã hủy trước đó.

3. Hóa đơn đã viết, xé khỏi quyển hóa đơn và giao cho khách nhưng chưa kê khai

– Trước tiên, lập biên bản thu hồi các liên của số hóa đơn đã lập sai. Sau khi thu hồi sẽ tiến hành kẹp vào các liên lưu để GẠCH CHÉO và Lưu tại đơn vị để giải trình

– Tiếp theo, lập số hóa đơn mới đúng với nội dung cần xuất. Hai bên sử dụng số hóa đơn mới này để kê khai.

– Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn theo link

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

4. Hóa đơn đã viết, xé khỏi quyển hóa đơn và giao cho khách đã kê khai thuế

4.1. Nội dung sai không ảnh hưởng đến số tiền thanh toán và số tiền thuế trên hóa đơn

– Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai

(Mẫu biên bản điều chỉnh download tại đây)

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

– Tiếp theo, bên xuất hóa đơn sẽ lập hóa đơn điều chỉnh: Hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung cần điều chỉnh, nội dung sai

Ghi chú: Kê khai hóa đơn thì sẽ không kê khai hóa đơn điều chỉnh này vì không phát sinh số tiền.

4.2. Hóa đơn viết sai số lượng, đơn giá, thành tiền, tiền thuế ảnh hưởng đến tiền thuế

– Hai bên lập biên bản điều chỉnh hóa đơn viết sai. Mẫu biên bản download tại đây

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

– Bên bán xuất hóa đơn điều chỉnh cho số hóa đơn bị sai: Số hóa đơn điều chỉnh ghi rõ nội dung điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng, đơn giá, thành tiền, thuế suất…

– Kê khai thuế: Điều chỉnh hóa đơn ở kỳ nào thì kê khai ở kỳ đó. Căn cứ vào số hóa đơn điều chỉnh thì người bán và người mua đều kê khai điều chỉnh doanh số, số lượng, đơn giá, thuế đầu vào, đầu ra trên bảng kê.

Lưu ý: Chỉ kê khai số tiền tăng (giảm) của số háo đơn điều chỉnh.

 

II. Doanh nghiệp sử dụng Hóa đơn điện tử

1. Căn cứ pháp lý

– Căn cứ điểm a khoản 2 Điều 16 Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính hướng dẫn lập hóa đơn.

– Theo Điều 9 Thông tư 32/2011/TT-BTC, việc xử lý hóa đơn điện tử đã lập được quy định cụ thể như sau:

“Trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng, cung ứng dịch vụ hay trường hợp hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế: Nếu phát hiện sai sót thì hóa đơn đó chỉ được hủy khi có sự đồng ý và xác nhận của người bán và người mua. Hóa đơn điện tử đã hủy phải được lưu trữ phục vụ việc tra cứu của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.

Trường hợp hóa đơn đã lập và gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ, người bán và người mua đã kê khai thuế, sau đó phát hiện sai sót: Người bán và người mua phải lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hoá đơn điện tử điều chỉnh sai sót.”

 2. Nội dung xuất sai của hóa đơn điện tử trong từng trường hợp cụ thể

2.1. Hóa đơn điện tử đã lập nhưng chưa gửi cho khách hàng

– Trường hợp này hủy hóa đơn lập sai và lập thay thế bằng hóa đơn mới.

– Hóa đơn điện tử đã hủy phải lưu trữ để phục vụ cho việc tra cứu của cơ quan thuế.

2.2. Hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho khách hàng

2.2.1. Hóa đơn điện tử có sai sót đã lập và gửi cho người mua nhưng chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn điện tử đã lập và gửi cho người mua, người bán và người mua chưa kê khai thuế

– Hủy hóa đơn điện tử khi đã có sự đồng ý và xác nhận của cả 2 bên bán và mua. Người bán lập biên bản thu hồi hóa đơn đã lập.

Lưu ý: Nếu bên mua không phải là doanh nghiệp thì bên mua sẽ không có chữ ký số nên việc yêu cầu phải đủ chữ ký điện tử của hai bên trong văn bản thỏa thuận rất khó thực hiện. Vì vậy cả 2 bên có thể sử dụng văn bản thỏa thuận là bản giấy và cả 2 bên cùng ký chữ ký trực tiếp.

– Hủy hóa đơn điện tử có hiệu lực theo đúng thời hạn 2 bên bán và mua đã thỏa thuận.

Lưu ý: Trường hợp dữ liệu hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế hoặc không có mã của cơ quan thuế nhưng đã gửi cơ quan thuế thì người bán thực hiện thông báo với cơ quan thuế theo Mẫu số 04 Phụ lục ban hành kèm theo Nghị Định 119/2018/NĐ – CP để hủy hóa đơn đã lập.

– Hóa đơn điện tử đã hủy nhưng vẫn phải lưu trữ theo thời gian quy định để phục vụ việc tra cứu của cơ quan chức năng khi có yêu cầu (xử lý hóa đơn điện tử xuất sai)

– Đồng thời, bên bán khi lập hóa đơn mới thay hóa đơn cũ sai sót thì trong hóa đơn mới cần kèm dòng chữ “hóa đơn này thay thế hóa đơn số, ký hiệu, ngày, tháng”.

– Mẫu biên bản thu hồi hóa đơn điện tử lập sai nhưng bên bán và bên mua chưa khai thuế

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

 

2.2.2. Hóa đơn điện tử có sai sót đã gửi cho người mua, đã giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ nhưng người bán và người mua đã kê khai thuế

Trường hợp này không được hủy hóa đơn sai mà bên bán phải lập biên bản điều chỉnh hóa đơn hoặc hóa đơn điều chỉnh sai sót:

a. Trường hợp có sai sót về tên, địa chỉ của người mua nhưng không sai mã số thuế, các nội dung khác

– Người bán thông báo cho người mua về việc hóa đơn có sai sót.

– Lập biên bản điều chỉnh hóa đơn có xác nhận của 2 bên. Ghi rõ cụ thể nội dung chỗ sai và điều chỉnh

– Biên bản điều chỉnh được kẹp cùng với hóa đơn điện tử hoặc lưu trữ phục vụ cho việc tra soát.

– Không phải lập lại hóa đơn (Theo Thông tư 26/2015/TT-BTC)

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai tên, địa chỉ công ty download theo link

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

b. Trường hợp có sai về mã số thuế, về số tiền ghi trên hóa đơn, sai về thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá không đúng quy cách, chất lượng.

– Lập văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử của cả hai bên ghi rõ sai sót.

– Bên bán lập hóa đơn điện tử điều chỉnh sai sót.

– Hóa đơn điện tử lập sau ghi rõ điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế suất thuế giá trị gia tăng, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn điện tử số…, ký hiệu…

– Sau khi xuất Hóa đơn điều chỉnh thì cả 2 bên thực hiện kê khai điều chỉnh theo quy định của pháp luật về quản lý thuế và hóa đơn hiện hành.

Lưu ý: Hóa đơn điều chỉnh không được ghi số âm (-) bởi đây là căn cứ để bên bán và bên mua kê khai điều chỉnh số thuế giá trị gia tăng đầu ra, đầu vào (nếu có).

Mẫu biên bản điều chỉnh hóa đơn sai số lượng, giá bán,…. Download theo link

https://drive.google.com/file/d/1yuXllu03lxkmyR7xh1INltkctGNhQfrE/view?usp=sharing

 

Phần mềm kế toán Việt Đà – VietDa Accounting chúc các bạn thành công !

 

Trả lời

Email của bạn sẽ không được hiển thị công khai.

error: Content is protected !!
#
#
#
Kinh doanh - 0814 88 64 88
CSKH - 0944 81 83 84
#