Kế toán mua hàng là gì? Có vai trò gì trong xuất nhập hàng hóa

Kế toán mua hàng là gì? Kế toán mua hàng có vai trò gì trong quá trình lưu chuyển hàng hóa của doanh nghiệp thương mại. Để biết rõ hơn về công việc của kế toán mua hàng, Việt Đà sẽ tổng hợp lại những nhiệm vụ thường gặp của vị trí này ngay trong bài viết.

Công việc kế toán phải mua hàng là gì

Kế toán mua hàng phải thực hiện nhiều giao dịch mua hàng cho doanh nghiệp hàng ngày. Sau đây là một số nhiệm vụ quan trọng mà kế toán cần chú ý trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày.

• Hợp tác với kế toán công nợ để đối chiếu số liệu phát sinh hàng ngày.
• Kiểm tra kết quả, đếm, giao nhận hóa đơn, chứng từ và ghi sổ theo quy định.
• Ghi nhận và báo cáo kịp thời các chỉ tiêu mua hàng về số lượng, chủng loại, quy cách.
• Theo dõi, kiểm soát, giám sát để thực hiện tốt kế hoạch mua hàng theo từng nguồn hàng, từng nhà cung cấp và từng đơn đặt hàng.

• Cập nhật thông tin chính xác cho doanh nghiệp để xác định mức dự trữ phù hợp.
• Lập báo cáo nhập xuất tồn.
• Đối chiếu số liệu nhập xuất của thủ kho và kế toán.
• Kiểm kê đếm số lượng hàng nhập xuất kho cùng thủ kho, bên giao nhận (định kỳ hoặc đột xuất tùy thời điểm và công ty)
• Nộp chứng từ và báo cáo nhập xuất tồn kho theo quy định.

Công việc kế toán mua hàng phải làm mỗi lần doanh nghiệp mua hàng

Tiếp nhận hóa đơn mua hàng

Khi bộ phận mua hàng mang hàng về nhập kho, sẽ có 2 trường hợp xảy ra: Hàng về có hóa đơn hoặc hàng về nhưng chưa có hóa đơn.

Trường hợp 1: Hàng về có hóa đơn

Khi có hàng về kèm theo hóa đơn, kế toán cần kiểm tra các thông tin, tính hợp pháp của hóa đơn và kiểm tra tính hợp lý để có thể ghi nhận chi phí (hóa đơn có tổng giá trị trên 20 triệu đồng phải thanh toán qua ngân hàng). Sau đó kế toán mua hàng còn phải kiểm tra các chứng từ kèm theo có đủ không? Rồi mới tiến hành làm thủ tục nhập kho hàng hóa.

Trường hợp 2: Hàng về nhưng hóa đơn chưa về.

Khi hàng về mà chưa có hóa đơn, kế toán mua hàng cần liên lạc với nhà cung cấp để biết giá hàng nhập. Lấy điều này làm cơ sở để tính giá cho hàng nhập kho. Đồng thời hẹn nhà cung cấp thời điểm có thể lấy được hóa đơn. Cuối cùng tiến hành làm thủ tục nhập kho theo số lượng hàng thực nhận.

Làm thủ tục nhập kho

Bước 1: So sánh số lượng, chất lượng hàng thực nhận với hóa đơn.

Bước 2: Lập phiếu nhập kho dựa trên số hàng thực nhận

Bước 3: Ghi số hàng mua về vào thẻ của kho

Làm thủ tục thanh toán

Trường hợp 1: Thanh toán bằng tiền mặt

Kế toán mua hàng lập phiếu chi gửi thủ quỹ để duyệt chi. Sau đó ghi vào sổ quỹ tiền mặt, sổ nhật ký chung và các sổ tài khoản liên quan.

Trường hợp 2: Thanh toán bằng tiền gửi ngân hàng

Người làm kế toán mua hàng sẽ lập Ủy nhiệm chi gửi Ban Giám đốc và kế toán trưởng duyệt sau đó mới gửi đến Ngân hàng để thanh toán. Cuối cùng là ghi chép lại vào sổ.

Trường hợp 3: Chưa thanh toán

Kế toán ghi sổ công nợ để theo dõi công nợ với nhà cung cấp

Tiến hành ghi sổ và hoàn thiện chứng từ mua hàng

Sau khi lập phiếu nhập kho, Kế toán ghi số lượng hàng nhập kho vào sổ chi tiết nguyên vật liệu, hàng hóa và thẻ kho. Do công ty chưa cần thanh toán ngay nên kế toán phải ghi khoản phải trả cho người bán vào sổ công nợ.

Sau đó ghi vào sổ nhật ký chung và sổ cái các tài khoản 156, 133, 331.

Để thực hiện đầy đủ những công việc của một kế toán mua hàng. Bản thân người làm cần phải nắm rõ những nghiệp vụ từ cơ bản đến phức tạp. Kế toán mua hàng cần phải có khả năng làm việc với nhà cung cấp, khách hàng và ngân hàng cùng các bên liên quan.

Thêm vào đó, kế toán mua hàng chắc chắn phải hiểu rõ các tài khoản cần dùng trong quá trình mua hàng để hạch toán cho đúng và chính xác.

Phần mềm kế toán Việt Đà

Mong rằng với những thông tin trong bài viết của Việt Đà, bạn sẽ hiểu thêm được khái niệm và vai trò của kế toán mua hàng là gì.