Tổng quan công việc kế toán bán hàng cần làm những gì?

Kế toán bán hàng có thể nói là công việc dành cho những người bắt đầu làm quen với nghề kế toán. Với các doanh nghiệp hoạt động trong các lĩnh vực sản xuất kinh doanh thì chắc chắn càng không thể thiếu nhân sự kế toán bán hàng. Vậy kế toán bán hàng cần làm những gì? Mời bạn tham khảo thông tin liên quan trong bài viết sau đây của Việt Đà.

Kế toán bán hàng là gì?

Kế toán bán hàng (Sales Accountant trong) là người chịu trách nhiệm cho tất cả các công việc liên quan đến quản lý hóa đơn bán hàng. Các công việc đó bao gồm: xác nhận hóa đơn bán hàng, ghi sổ chi tiết doanh thu, thuế giá trị gia tăng, biên soạn các báo cáo bán hàng và các báo cáo khác liên quan theo yêu cầu của doanh nghiệp.

Vai trò của kế toán bán hàng

Kế toán nói chung và kế toán bán hàng nói riêng là bộ phận quan trọng nhất của bất kỳ doanh nghiệp nào. Kế toán bán hàng có những vai trò sau đây:

• Kế toán bán hàng cập nhật những thông tin và số liệu bán hàng để giúp cho ban lãnh đạo doanh nghiệp hiểu được tình hình doanh số, tài chính, từ đó đưa ra những chiến lược kinh doanh hiệu quả trong tương lai.
• Số liệu mà kế toán bán hàng báo cáo còn thể hiện được kết quả bán hàng, tình hình chênh lệch giữa khâu sản xuất và khâu bán hàng.

Nói ngắn gọn, vị trí kế toán bán hàng có vai trò vô cùng quan trọng trong các kế hoạch kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc quản lý, ghi sổ, tổng hợp số liệu có liên quan đến nghiệp vụ bán hàng.

Bên cạnh đó, kế toán bán hàng cũng là một vị trí kế toán thuộc nội bộ doanh nghiệp cùng với những vị trí khác như kế toán kho, kế toán thuế. Để biết được kế toán bán hàng cần làm những gì, mời bạn tiếp tục xem phần sau.

Kế toán bán hàng cần làm những gì – Các công việc cụ thể

Kế toán bán hàng làm gì? Người kế toán bán hàng có trách nhiệm thực hiện các công việc liên quan đến việc lập hóa đơn, quản lý thu chi bán hàng. Các nhiệm vụ cụ thể bao gồm:

Cập nhật số lượng, giá bán hàng hóa

• Cập nhật liên tục số lượng, giá bán các sản phẩm hàng hóa mới vào phần mềm kế toán.
• Thông báo cho các bộ phận liên quan khi có sự thay đổi về giá.

Quản lý, kiểm soát hóa đơn, chứng từ liên quan đến nghiệp vụ bán hàng

• Sử dụng phần mềm hóa đơn điện tử để quản lý, kiểm soát các hóa đơn vào ra của doanh nghiệp trong thời gian bán hàng, giúp cho việc hạch toán dễ dàng hơn.
• Tạo hóa đơn cho khách hàng khi bán hàng và đính kèm bảng kê khai chi tiết về các mặt hàng, cập nhật và theo dõi doanh số bán hàng mỗi ngày.
• Đưa số liệu về mua bán hàng hóa vào phần mềm kế toán, bao gồm bảng kê khai chi tiết về các hóa đơn bán hàng trong ngày, tính tổng giá trị hàng bán được cùng với thuế VAT (nếu có).
• Tính tỷ lệ chiết khấu thương mại hoặc chiết khấu thanh toán cho các khách hàng (nếu có).

Kiểm kê – cập nhật số liệu hàng hóa trong kho

• Kết hợp với kế toán kho và thủ kho để đếm, so sánh số lượng hàng hóa còn lại trong kho với số lượng hiển thị trên phần mềm và cập nhật số liệu chính xác lên phần mềm.
• Biên soạn báo cáo các con số bán hàng và mua hàng trong ngày vào cuối mỗi ngày.

Theo dõi tình hình công nợ bán hàng

• Phối hợp với kế toán doanh thu và kế toán công nợ phải thu để thống nhất tình hình công nợ, thu hồi công nợ và quản lý tiền hàng.
• Thực hiện kế hoạch đôn đốc và thu hồi công nợ trong quá trình bán hàng.
• Quản lý khách nợ, theo dõi chi tiết theo từng khách hàng, số tiền khách nợ, lô hàng, thời hạn và tình hình trả nợ của khách. 

Lập các báo cáo số liệu bán hàng

• Tạo các báo cáo về danh sách hàng hóa đã bán, báo cáo nợ phải thu theo chu kỳ kinh doanh hoặc theo yêu cầu của người quản lý.
• Tạo báo cáo về tình trạng sử dụng hóa đơn tài chính theo từng tháng, quý, năm.

Kỹ năng chuyên môn quan trọng đối với kế toán bán hàng

Quy tắc ghi nhận kế toán bán hàng

• Phần lợi nhuận thu được từ bán hàng là kết quả bán hàng sau khi đã khấu trừ các khoản chi phí liên quan.
• Kế toán bán hàng tính toán kết quả bán hàng dựa trên sự khác biệt giữa doanh thu ròng và các chi phí như giá vốn, chi phí quản lý,… theo công thức như sau:

Kết quả hoạt động kinh doanh = Kết quả hoạt động sản xuất, kinh doanh + Kết quả hoạt động tài chính + Kết quả hoạt động khác – Chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong đó:

• Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh = Doanh thu thuần từ việc bán hàng và cung ứng dịch vụ – Giá vốn hàng bán và Chi phí hàng bán.
• Kết quả hoạt động tài chính = Doanh thu từ hoạt động tài chính – Chi phí từ hoạt động tài chính.
• Kết quả hoạt động khác = Các khoản thu nhập khác – Các khoản chi phí khác và Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp.

Quy tắc ghi nhận doanh thu bán hàng

Để ghi nhận doanh thu bán hàng, doanh nghiệp phải đảm bảo thỏa mãn 5 quy tắc sau:

• Đã chuyển giao cho khách hàng các rủi ro và lợi ích liên quan đến sản phẩm, dịch vụ;
• Đã thu được lợi nhuận kinh tế từ việc bán hàng;
• Đã xác định rõ ràng doanh thu và có sự chắc chắn về số tiền doanh thu;
• Đã không còn quyền sở hữu trên hàng hóa;
• Đã xác định các chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.

Quy trình kế toán bán hàng trong doanh nghiệp

• Bước đầu tiên, nhân viên bán hàng hoặc phòng kinh doanh gửi đơn hàng cho kế toán bán hàng. Kế toán bán hàng phải ghi lại và sắp xếp các đơn hàng.
• Kế toán bán hàng sau đó phải xem xét mức tồn kho của sản phẩm có thỏa mãn số lượng và loại sản phẩm mà khách hàng yêu cầu hay không.
  • Nếu không có đủ sản phẩm thì phải thông báo cho khách hàng.
  • Nếu có đủ sản phẩm thì sẽ gửi phiếu xuất kho cho thủ kho, để thủ kho tiến hành xuất sản phẩm.
• Cùng lúc đó, kế toán bán hàng xuất hóa đơn đi kèm với phiếu xuất kho và biên bản giao nhận sản phẩm để gửi cho nhân viên bán hàng.
• Kế toán bán hàng sau khi làm xong các giấy tờ liên quan đến việc bán hàng, phải ghi nhận nghiệp vụ bán hàng vào sổ tổng hợp và các sổ chi tiết liên quan.

Các công cụ phần mềm hỗ trợ kế toán bán hàng hiện nay

Phần mềm kế toán bán hàng là công cụ giúp kế toán thực hiện các công việc liên quan đến bán hàng như tạo báo giá, nhận đơn hàng, hợp đồng từ khách hàng một cách tiện lợi, nhanh chóng, tránh sai lầm so với việc làm bằng tay. Hiện nay có một số loại phần mềm kế toán bán hàng phổ biến như:

Phần mềm Excel

Đây là một phần mềm miễn phí hỗ trợ cho việc kế toán bán hàng dành cho những cửa hàng nhỏ có hoạt động kinh doanh đơn giản. Phần mềm có nhiều tính năng ưu việt như: quản lý nhập xuất kho với báo cáo tự động, cập nhật chi phí bán hàng, chi phí quản lý, báo cáo doanh thu hàng bán, tính lợi nhuận gộp cho từng sản phẩm,…

Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là hệ thống các chương trình máy tính sẽ tự động xử lý thông tin dựa trên các thao tác nhập liệu của các nhân viên kế toán trên phần mềm.

Phần mềm kế toán có thể hỗ trợ kế toán bán hàng thực hiện các nghiệp vụ như: ghi sổ, tính toán, tổng hợp dữ liệu,… một cách nhanh chóng và chính xác dựa trên dữ liệu đầu vào do kế toán cung cấp.

Hy vọng rằng bài viết của Việt Đà đã phần nào giúp bạn trả lời câu hỏi kế toán bán hàng cần làm những gì? Nếu còn thắc mắc, xin đừng ngần ngại mà liên hệ với chúng tôi nhé!