Hướng dẫn chuyển đổi sử dụng Hoá đơn điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon

[VietDa Accounting] – Quá trình chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử theo Thông tư 78 gồm có 2 phần sau:

Phần 1: Đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon

Phần 2: Hủy hóa đơn đang sử dụng theo Quy định cũ lên Cơ quan Thuế.

1. Đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 trên hệ thống Bkav eHoadon

Trước hết, Bạn cắm USB Token Chữ ký số vào máy tính, sau đó đăng nhập vào hệ thống Bkav eHoadon tại địa chỉ https://van.ehoadon.vn.

Sau khi đăng nhập thành công, Bạn bấm vào mục Thông báo phát hành (1) sau đó bấm Đăng ký TT78 (2).

Hiển thị giao diện các bước đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 với 3 bước:

Bước 1: Cập nhật thông tin

Bước 2: Tạo đăng ký sử dụng

Bước 3: Cập nhật ký hiệu hóa đơn.

Bạn bấm vào Bắt đầu (3).

Bước 1: Cập nhật thông tin

Tại giao diện Cập nhật thông tin, Bạn kiểm tra và cập nhật Thông tin Chữ ký số (4) và Thông tin Đơn vị (5).

Lưu ý:

• Bạn cần kiểm tra kỹ và cập nhật chính xác thông tin liên hệ, đặc biệt là email để cơ quan thuế trao đổi thông tin, gửi các thông báo chấp thuận đăng ký sử dụng, phản hồi thông tin hoá đơn sai sót.
• Nhập đầy đủ thông tin bắt buộc (có dấu *)

Cập nhật đầy đủ thông tin Bạn bấm Tiếp tục (6).

Bước 2: Tạo đăng ký sử dụng

Tại giao diện Tạo Đăng ký sử dụng, Bạn lựa chọn Hình thức hóa đơn Có mã của CQT sau đó bấm Tiếp tục (8).

Lưu ý: Đối với Doanh nghiệp, Tổ chức thuộc 6 tỉnh, thành phố triển khai theo giai đoạn 1 (Hà Nội, Thành phố Hồ Chí Minh, Hải Phòng, Phú Thọ, Quảng Ninh, Bình Định) Cơ quan Thuế yêu cầu dùng hóa đơn có mã, trường hợp đặc biệt mới dùng hóa đơn không có mã và phải được sự đồng ý của Cơ quan Thuế.

Bước 3: Cập nhật ký hiệu hóa đơn

Tại giao diện Cập nhật ký hiệu hóa đơn, Bạn bấm biểu tượng  (9) để cập nhật ký hiệu theo Thông tư 78.

Hiển thị cửa sổ Cập nhật ký hiệu, Hệ thống đã tự tạo sẵn ký hiệu Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 (10). Hệ thống mặc định hiển thị hai ký tự cuối trong ký hiệu hóa đơn là “YY”. Trường hợp người bán sử dụng nhiều mẫu hóa đơn điện tử trong cùng một loại hóa đơn, Bạn tích vào Thay đổi (11) và chọn hai ký tự cuối trong ký hiệu hóa đơn (12) để phân biệt với mẫu hóa đơn khác.

Sau đó, Bạn bấm Ghi lại (13) để lưu thông tin.

Bạn bấm  (14) để xem mẫu hóa đơn. Toàn bộ thiết kế, logo, hình nền trên mẫu hóa đơn đang sử dụng theo Thông tư 32 sẽ được chuyển sang mẫu mới theo Thông tư 78. Sau đó bấm Tiếp tục (15)

Hiển thị tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn Điện tử (mẫu 01ĐKTĐ/HĐĐT theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP), Bạn kiểm tra các thông tin trên tờ khai, đặc biệt là email để nhận thông báo từ CQT. Thông tin đã chính xác, Bạn bấm Ký gửi (16) để nộp tờ khai Đăng ký sử dụng HDDT theo Thông tư 78 lên Cơ quan Thuế.

Sau khi ký gửi tờ khai Đăng ký thông tin sử dụng Hóa đơn Điện tử, Trạng thái của đăng ký sử dụng sẽ có trạng thái CTD – Chờ Thuế duyệt. Thông thường trong vòng 1 Cơ quan Thuế tiếp nhận xử lý và trả kết quả qua email đã đăng ký tại mục Thông tin đơn vị.

Lưu ý: Trong thời gian chờ Cơ quan Thuế duyệt đăng ký sử dụng, Bạn có thể tiếp tục phát hành hóa đơn theo Thông tư 32 trên hệ thống Bkav eHoadon.

Khi Cơ quan Thuế chấp nhận đăng ký sử dụng Hóa đơn Điện tử theo Thông tư 78 của Doanh nghiệp, Trạng thái của đăng ký sử dụng chuyển sang TĐD – Thuế đã duyệt. Trường hợp CQT không chấp thuận thì đăng ký sử dụng sẽ có trạng thái LOI, Bạn bấm vào biểu tượng  để xem phản hồi từ CQT.

Từ thời điểm được Cơ quan Thuế duyệt sử dụng Hóa đơn theo Thông tư 78 (trạng thái của đăng ký sử dụng chuyển sang TĐD), Doanh nghiệp phải dừng sử dụng Hóa đơn theo Quy định cũ, đồng thời thực hiện hủy hóa đơn theo quy định tại Điều 27 Nghị định 123 và có thể bắt đầu xuất hóa đơn điện tử trên hệ thống Bkav eHoadon.

Số lượng Hóa đơn doanh nghiệp chưa dùng hết trên hệ thống sẽ được bảo lưu và chuyển sang sử dụng tiếp theo Thông tư 78.

II. Hủy Hóa đơn đang sử dụng theo Quy định cũ với Cơ quan Thuế

Trong vòng 30 ngày kể từ khi Cơ quan Thuế duyệt đăng ký sử dụng Hóa đơn theo Thông tư 78, Doanh nghiệp phải thực hiện hủy số lượng hóa đơn đã Thông báo phát hành theo thông tư cũ mà chưa sử dụng hết. Sau đó, Bạn thực hiện tạo tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03/AC) và gửi lên Cơ quan Thuế.

Tại phần mềm Hỗ trợ kê khai HTKK, Bạn chọn nhóm Hóa đơn (17), sau đó chọn tờ khai Thông báo kết quả hủy hóa đơn (TB03-AC) (18)

Trên giao diện tờ khai TB03/AC, Bạn điền thông tin trên tờ khai (19) sau đó bấm Kết xuất (20) để tải tờ khai về máy tính.

Bạn thực hiện nộp tờ khai TB03/AC đến Cơ quan Thuế trên hệ thống khai thuế qua mạng.

• Trường hợp bạn đang khai Thuế trên hệ thống Bkav TVAN: Xem hướng dẫn nộp tờ khai tại đây
• Trường hợp bạn đang khai Thuế trên hệ thống Thuế điện tử eTax: Xem hướng dẫn nộp tờ khai tại đây

(eHoadon)