Tin kế toán tài chính, Tin tức
Hóa đơn điện tử là gì? Nguyên tắc sử dụng HĐĐT
Th12
Hóa đơn điện tử là gì? Trong bài viết hôm nay, Việt Đà sẽ tập hợp và chia sẻ với các bạn đọc những thông tin cần biết về hóa đơn điện tử, bao gồm: Định nghĩa, các quy định sử dụng, thông tư và nghị định, lộ trình chuyển đổi, thời hạn cuối cùng để sử dụng hóa đơn giấy, điều kiện của tổ chức khởi tạo và thủ tục…Hãy theo dõi thật kỹ nhé!
Trước đây, thông thường thì thuật ngữ “hóa đơn” thường được hiểu là “tờ hóa đơn đỏ” hoặc “tờ hóa đơn bán hàng”. Tuy nhiên, theo quy định của Chính phủ và Bộ Tài Chính trong Thông tư 78 và Nghị định 123, tất cả các doanh nghiệp, tổ chức và hộ kinh doanh phải chuyển từ việc sử dụng hóa đơn giấy sang việc sử dụng hóa đơn điện tử kể từ tháng 07/2022.
Tổng quan về hóa đơn điện tử
Hóa đơn điện tử là gì?
Theo quy định tại Điều 3 của Thông tư số 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011:
Hoá đơn điện tử là tập hợp các thông điệp dữ liệu điện tử liên quan đến việc bán hàng hoá và cung ứng dịch vụ. Hóa đơn này được tạo, lập, gửi, nhận, lưu trữ và quản lý thông qua phương tiện điện tử. HĐĐT được xử lý trên hệ thống máy tính của tổ chức đã được cấp mã số thuế khi bán hàng hoá, dịch vụ theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử.
Lưu ý: Khi sử dụng hóa đơn điện tử, để tránh nhầm lẫn và vi phạm không mong muốn. Các doanh nghiệp cần phải phân biệt rõ giữa hóa đơn điện tử có mã và không có mã theo quy định của cơ quan thuế.
>>> XEM THÊM: Báo cáo tài chính là gì? Nội dung, mục đích và kỳ hạn nộp BCTC
Các loại hóa đơn điện tử đang có hiện nay
Các loại HĐĐT bao gồm:
| ✅1. | Các hóa đơn về xuất khẩu, giá trị gia tăng, và bán hàng cùng với các loại HĐ khác như tem, vé, thẻ, và phiếu thu tiền bảo hiểm… |
| ✅2. | Hóa đơn thu phí vận chuyển hàng không, biên lai thu phí dịch vụ ngân hàng, giấy tờ quittances thu cước phí vận tải quốc tế… |
HĐĐT gốc khác gì bản thể hiện của HĐĐT
Ý nghĩa của hóa đơn điện tử gốc và phiên bản in của hóa đơn điện tử:
- Hóa đơn điện tử gốc: Là hóa đơn được tạo ra khi có giao dịch mua bán và được lưu trữ dưới dạng XML để mã hóa thông tin, chia sẻ dữ liệu điện tử giữa các hệ thống thông tin.
- Bản thể hiện hóa đơn điện tử: Là hóa đơn điện tử có thể được tạo dưới dạng tập tin PDF, HTML hoặc in ra giấy để người dùng dễ dàng kiểm tra và tra cứu thông tin trên hóa đơn điện tử.
Dưới đây là so sánh điểm khác biệt giữa hóa đơn điện tử gốc và bản sao của hóa đơn điện tử mà bạn có thể xem xét.
| Tiêu chí | Hóa đơn điện tử gốc | Bản thể hiện hóa đơn điện tử |
| Định dạng dữ liệu | XML | PDF, HTML hoặc in ra giấy |
| Ký hiệu riêng | Không có | Phải bổ sung dòng văn bản như “Bản sao của hóa đơn điện tử” hoặc “Hóa đơn được chuyển đổi từ hóa đơn điện tử” |
| Giá trị pháp lý | Được sử dụng như một cơ sở pháp lý có hiệu lực để:
|
Không đủ giá trị pháp lý, chỉ có thể sử dụng để ghi chép và theo dõi, không thể sử dùng để thực hiện các giao dịch hoặc thanh toán. |
Các nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử cần nắm rõ
Doanh nghiệp phải sử dụng HĐĐT bắt đầu từ ngày 01/07/2022
Từ ngày 19/10/2020, chính quyền đã ban hành Nghị định 123/2020/NĐ-CP. Cụ thể, tại Điều 59 của Nghị định này được nêu rõ:
“Nghị định này sẽ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 7 năm 2022, động viên cơ quan, tổ chức và cá nhân đáp ứng các yêu cầu về cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin để áp dụng các quy định về hóa đơn và chứng từ điện tử theo Nghị định này trước ngày 01 tháng 7 năm 2022.”
Theo quy định, việc sử dụng hóa đơn điện tử trở thành bắt buộc trên toàn quốc từ ngày 01/07/2022.
Đồng thời, Điều 60 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP quy định rằng các doanh nghiệp, tổ chức kinh tế thông báo phát hành các hóa đơn tự in, hóa đơn đặt in, HĐĐT không có mã của cơ quan thuế, hoặc đã được đăng ký sử dụng HĐĐT có mã của cơ quan thuế trước ngày 19/10/2020 sẽ được tiếp tục sử dụng cho đến hết ngày 30/6/2022.
>>> THAM KHẢO NHÉ: Đánh giá phần mềm kế toán chi tiết: chất lượng và tính năng
Nguyên tắc cần biết khi sử dụng hóa đơn điện tử
Nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử đảm bảo việc xác định số hóa đơn theo nguyên tắc liên tục và đúng trình tự thời gian. Mỗi mã số hóa đơn phải đảm bảo được chỉ lập và sử dụng một lần duy nhất.
Hóa đơn đã được tạo dưới dạng giấy nhưng được xử lý, truyền hoặc lưu trữ bằng phương tiện điện tử không được coi là Hóa đơn Điện Tử. Hóa đơn Điện Tử chỉ có giá trị pháp lý nếu đáp ứng đồng thời các điều kiện sau đây:
- Đảm bảo tính toàn vẹn của thông tin trong HĐĐT từ lúc tạo ra đến khi ở dạng cuối cùng là quan trọng.
- Tiêu chí đánh giá tính toàn vẹn là khi thông tin vẫn đầy đủ và không thay đổi, trừ những thay đổi về hình thức trong quá trình trao đổi, lưu trữ hoặc hiển thị HĐĐT.
- Dữ liệu trong hệ điều hành có thể được truy cập và sử dụng một cách đầy đủ khi cần thiết.
Trong HĐĐT phải đáp ứng tất cả các nội dung sau
a) Thông tin về tên hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, mẫu số và số thứ tự trên hóa đơn phải tuân theo quy định tại Phụ lục số 1 của Thông tư số 153/2010/TT-BTC của Bộ Tài chính.
b) Thông tin cá nhân của người bán bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
c) Thông tin cá nhân của người mua bao gồm tên, địa chỉ và mã số thuế.
d) Thông tin về tên sản phẩm hoặc dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, giá của sản phẩm hoặc dịch vụ; tổng tiền được ghi bằng số và chữ. Đối với hóa đơn GTGT, ngoài giá chưa bao gồm thuế GTGT, cần ghi rõ cả thuế suất, số tiền thuế GTGT và tổng số tiền phải thanh toán cũng được ghi bằng số và chữ.
e) Chữ ký số điện tử theo luật pháp của người bán; ngày, tháng năm tạo và gửi hóa đơn. Chữ ký điện tử tuân thủ đúng theo quy định của pháp luật của người mua nếu người mua là đơn vị kế toán.
g) Hóa đơn phải sử dụng tiếng Việt. Nếu cần thêm từ nước ngoài, chúng ta đặt từ nước ngoài bên phải trong dấu ngoặc đơn ( ) hoặc dưới dòng tiếng Việt và nhỏ hơn chữ tiếng Việt. Các số trên hóa đơn là 0, 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9; sau hàng nghìn, triệu, tỷ, nghìn tỷ, triệu tỷ, tỷ tỷ phải có dấu chấm (.); nếu có số sau hàng đơn vị phải có dấu phẩy (,) sau số hàng đơn vị.
>>> BẠN SẼ CẦN: 5+ phần mềm kế toán sản xuất cho doanh nghiệp tốt nhất
Điều kiện của doanh nghiệp khởi tạo HĐĐT là gì?
a) Tổ chức kinh tế đã đáp ứng đủ điều kiện và thực hiện giao dịch điện tử trong quá trình khai thuế với cơ quan thuế hoặc là tổ chức kinh tế sử dụng giao dịch điện tử trong hoạt động ngân hàng.
b) Có cơ sở vật chất, hệ thống truyền thông, mạng lưới thông tin, và các thiết bị truyền thông đáp ứng các yêu cầu về việc thu thập, kiểm soát, xử lý, sử dụng, bảo quản và lưu trữ thông tin điện tử.
c) Đội ngũ nhân viên thực thi có đủ năng lực và kỹ năng cần thiết để triển khai, thiết lập và sử dụng hệ thống điện tử theo quy định.
d) Có sự hiện diện của chữ ký số điện tử theo quy định của pháp luật.
đ) Phần mềm bán hàng hoá, phần mềm quản lý khách hàng và dịch vụ kết nối với phần mềm kế toán để đảm bảo rằng dữ liệu từ hệ thống điểm bán hàng và cung ứng dịch vụ được tự động chuyển vào phần mềm kế toán (hoặc cơ sở dữ liệu) tại thời điểm lập hóa đơn.
e) Có các phương pháp sao lưu dữ liệu, khôi phục dữ liệu, và lưu trữ dữ liệu để đáp ứng các yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ bao gồm như sau:
- Hệ thống lưu trữ dữ liệu cần tuân thủ hoặc có chứng minh về việc tương thích với các tiêu chuẩn về lưu trữ dữ liệu.
- Chúng tôi áp dụng các quy trình sao lưu và khôi phục dữ liệu khi hệ thống gặp sự cố để đảm bảo việc sao lưu dữ liệu của hệ điều hành ra các thiết bị lưu trữ hoặc thực hiện sao lưu trực tuyến toàn bộ dữ liệu.
Hướng dẫn cách sử dụng hóa đơn điện tử chính xác
Tổ chức cần hoàn thiện thủ tục đăng ký hóa đơn điện tử trước khi triển khai HĐĐT, bao gồm việc chuẩn bị Quyết định áp dụng HĐĐT, Khởi tạo mẫu HĐĐT, và Lập thông báo phát hành HĐĐT theo mẫu quy định trong Thông tư 32/2011/TT-BTC. Thủ tục này bao gồm việc gửi thông báo đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp thông qua văn bản giấy hoặc văn bản điện tử qua cổng thông tin điện tử của cơ quan thuế.
Bước 1: Tạo lập hóa đơn điện tử
Người bán hàng và cung cấp dịch vụ thực hiện việc tạo hóa đơn điện tử trên:
- Hệ thống phần mềm cho việc tạo hóa đơn điện tử.
- Hoặc một tổ chức trung gian cung cấp giải pháp cho việc sử dụng hóa đơn điện tử.
Bước 2: Gửi HĐĐT đến người mua các loại hàng hóa, dịch vụ
Người bán có thể chuyển hóa đơn điện tử cho người mua qua phần mềm hoặc thông qua công ty cung cấp giải pháp hóa đơn điện tử.
Bước 3: Xử lý vấn đề sai sót trong hóa đơn điện tử
Trường hợp 1: Hóa đơn điện tử đã tạo bị lỗi đã được gửi cho người mua nhưng chưa có việc giao hàng hoặc cung cấp dịch vụ:
- Chỉ có thể hủy khi hai bên đồng ý và xác nhận.
- Hóa đơn điện tử bị hủy cần được lưu trữ tại cơ quan chính phủ có thẩm quyền để sử dụng cho mục đích tra cứu trong tương lai.
Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã được tạo và gửi đi, cung cấp hàng hóa và dịch vụ cho người mua. Sau đó, người bán và người mua phát hiện lỗi khi thực hiện việc khai thuế.
- Người bán và người mua cần phải tạo một văn bản thỏa thuận có chữ ký điện tử từ cả hai bên để ghi rõ thông tin bất đồng.
- Người bán sửa đổi hóa đơn điện tử để chỉ rõ việc điều chỉnh (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán và thuế suất thuế giá trị gia tăng.
- Người bán và người mua cần thực hiện việc báo cáo điều chỉnh theo quy định của luật pháp về thuế và hóa đơn đang áp dụng.
>>> XEM TIẾP: Thời hạn nộp báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Quy tắc chuyển đổi HĐĐT thành hóa đơn giấy
Theo quy định tại điều 7 của Nghị định 123/2020/NĐ-CP, việc chuyển đổi từ hóa đơn điện tử sang hóa đơn giấy được quy định như sau:
- HĐĐT và các chứng từ điện tử hợp pháp có thể được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy khi có yêu cầu từ hoạt động kinh doanh, tài chính hoặc theo yêu cầu của cơ quan quản lý thuế, cơ quan kiểm toán, kiểm tra, thanh tra, điều tra theo quy định của pháp luật.
- Quá trình chuyển đổi từ hóa đơn điện tử, chứng từ điện tử sang hóa đơn, chứng từ giấy cần đảm bảo tính khớp lệch giữa nội dung của hai loại tài liệu sau khi hoàn tất quá trình chuyển đổi.
- Hóa đơn điện tử và chứng từ điện tử được chuyển đổi thành hóa đơn và chứng từ giấy. Hóa đơn và nhiều chứng từ giấy chỉ để lưu giữ, ghi sổ và theo dõi theo đúng quy định của pháp luật trong lĩnh vực kế toán và giao dịch điện tử. Chúng không có hiệu lực để thực hiện giao dịch, thanh toán, trừ trường hợp hóa đơn được tạo ra từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế theo quy định tại Nghị định này.
Bài viết trên đây là những thông tin cơ bản về hóa đơn điện tử là gì. Việt Đà hi vọng bạn đã hiểu được khái niệm tổng quan về loại hóa đơn này.
