Hộ kinh doanh kê khai từ 2026 cần chuẩn bị gì?

Từ ngày 1/1/2026, cơ chế thuế khoán sẽ chính thức chấm dứt. Thay vào đó, hơn 5 triệu hộ và cá nhân kinh doanh sẽ chuyển sang tự kê khai, tự nộp thuế. Điều này buộc nhiều hộ kinh doanh phải thay đổi cách quản lý doanh thu, chi phí và giấy tờ kế toán. Việc chuyển sang hộ kinh doanh kê khai không khó, nhưng nếu không chuẩn bị trước, rủi ro sai sót và bị xử lý thuế là rất lớn. Dưới đây là những nội dung cốt lõi mà Việt Đà muốn các hộ kinh doanh cần nắm rõ trước thời điểm 2026.

Hộ kinh doanh thuộc nhóm quy mô nào?

Khi áp dụng cơ chế kê khai, hộ kinh doanh được phân loại theo doanh thu năm, vì mỗi nhóm sẽ có cách tính thuế và nghĩa vụ khác nhau.

• Doanh thu dưới 500 triệu đồng/năm: Không phải nộp thuế VAT và thuế TNCN, nhưng vẫn phải kê khai doanh thu theo năm.
• Doanh thu từ 500 triệu đến dưới 3 tỷ đồng/năm: Bắt đầu phát sinh nghĩa vụ thuế. Nhóm này được lựa chọn cách tính thuế TNCN và được giảm trừ 500 triệu đồng doanh thu chịu thuế.
• Doanh thu từ 3 tỷ đến dưới 50 tỷ đồng/năm: Thuế TNCN được tính trên lợi nhuận (doanh thu trừ chi phí). Việc chuẩn bị chứng từ chi phí là bắt buộc.
• Doanh thu trên 50 tỷ đồng/năm: Áp dụng chế độ kê khai chặt chẽ hơn, kê khai thuế theo tháng, thuế TNCN tính trên lợi nhuận với tỷ lệ cao hơn.

Việc xác định đúng nhóm ngay từ đầu giúp hộ kinh doanh chọn đúng phương pháp tính thuế và tránh phải điều chỉnh lại sau này.

Thời điểm kê khai khi doanh thu vượt ngưỡng

Với những hộ kinh doanh có doanh thu vượt 500 triệu đồng/năm, thời điểm kê khai không phải lúc nào cũng giống nhau. Nếu doanh thu chỉ vượt ngưỡng vào cuối năm, hộ kinh doanh sẽ kê khai và nộp phần thuế phát sinh vào ngày 31/1 năm sau. Ngược lại, nếu doanh thu vượt ngưỡng ngay trong nửa đầu năm, thời điểm kê khai sẽ rơi vào tháng 6 hoặc tháng 7 của năm đó, tương tự như hộ mới bắt đầu kinh doanh.

Đối với hộ kinh doanh mới mở từ năm 2026, thời hạn kê khai được áp dụng linh hoạt. Hộ bắt đầu hoạt động từ đầu năm sẽ kê khai vào giữa năm, còn nếu bắt đầu kinh doanh muộn, thời hạn có thể lùi sang đầu năm sau.

Kiểm kê hàng tồn kho

Khi chuyển sang hộ kinh doanh kê khai, hàng tồn kho trở thành yếu tố quan trọng, đặc biệt với các hộ có doanh thu từ 3 tỷ đồng trở lên – nhóm tính thuế trên lợi nhuận. Với các hộ tính thuế theo doanh thu, hàng tồn kho không trực tiếp ảnh hưởng đến số thuế phải nộp. Tuy nhiên, việc kiểm kê vẫn cần thiết để chứng minh nguồn gốc hàng hóa khi xuất bán.

Lưu ý quan trọng là: hàng tồn kho không có hóa đơn đầu vào vẫn được phép xuất hóa đơn bán ra tại thời điểm chuyển đổi, và hộ kinh doanh thực hiện kê khai VAT, TNCN theo quy định hiện hành.

Đăng ký hóa đơn điện tử

Từ 2026, các hộ kinh doanh có doanh thu từ 1 tỷ đồng/năm trở lên bắt buộc phải sử dụng hóa đơn điện tử. Ngay cả những hộ chưa đến ngưỡng này cũng được khuyến nghị đăng ký sớm để làm quen thao tác, tránh bỡ ngỡ khi quy định có hiệu lực. Trong mô hình hộ kinh doanh kê khai, hóa đơn chính là căn cứ xác định doanh thu và là yếu tố quan trọng nhất khi cơ quan thuế kiểm tra.

Chuẩn bị sổ sách kế toán

Một thay đổi lớn khác là hộ kinh doanh phải ghi chép doanh thu và chi phí minh bạch. Điều này không đồng nghĩa với việc phải áp dụng hệ thống kế toán phức tạp như doanh nghiệp, nhưng bắt buộc phải có sổ sách theo dõi đầy đủ. Những hộ có doanh thu từ 500 triệu đồng/năm trở lên cần chuẩn bị sổ sách ngay từ đầu kỳ tính thuế mới, thay vì ghi chép bổ sung về sau.

Rà soát lại đăng ký kinh doanh và thuế

Hộ kinh doanh cần kiểm tra lại tình trạng đăng ký kinh doanh, mã số thuế và các thông tin liên quan. Việc chưa đăng ký kinh doanh hoặc đăng ký không đầy đủ có thể dẫn đến rủi ro lớn khi chuyển sang kê khai. Trong nhiều trường hợp, nếu không đăng ký hộ kinh doanh, thu nhập có thể bị coi là tiền lương, tiền công, áp dụng thuế lũy tiến lên tới 35%, thay vì mức thuế thấp hơn dành cho cá nhân kinh doanh.

Tách bạch tài khoản ngân hàng để tránh rủi ro thuế

Một yêu cầu quan trọng khi trở thành hộ kinh doanh kê khai là phải có tài khoản ngân hàng riêng phục vụ hoạt động kinh doanh và thông báo với cơ quan thuế ngay từ đầu năm 2026. Việc dùng chung tài khoản cá nhân cho chi tiêu và kinh doanh dễ dẫn đến hai rủi ro lớn: bị ấn định doanh thu hoặc bị tính thuế trên toàn bộ dòng tiền vào tài khoản, thậm chí bị xem là thu nhập chưa kê khai.

Kê khai thuế với hoạt động kinh doanh

Hộ kinh doanh sẽ thực hiện kê khai thuế thông qua eTax Mobile. Để sử dụng hệ thống này và phát hành hóa đơn điện tử, chủ hộ cần:

• Chuẩn hóa mã số thuế theo định danh cá nhân
• Sử dụng chữ ký số

Với các hộ có doanh thu dưới 50 tỷ đồng, kỳ kê khai đầu tiên là quý I/2026, nộp tờ khai chậm nhất vào 30/4/2026. Dù thời hạn kê khai rơi vào sau, mọi chuẩn bị về sổ sách và hóa đơn phải bắt đầu từ 1/1/2026.

Chuyển sang hộ kinh doanh kê khai không phải là thay đổi mang tính hình thức, mà là sự thay đổi cách vận hành kinh doanh. Hộ nào chuẩn bị sớm sẽ kiểm soát tốt dòng tiền, giảm rủi ro thuế và chủ động hơn trong dài hạn. Ngược lại, hộ chờ đến sát thời điểm 2026 mới bắt đầu sẽ rất dễ rơi vào thế bị động.

CÔNG TY TNHH PHẦN MỀM VIỆT ĐÀ

• Địa chỉ: 41 Trần Văn Ơn, Hòa An, Cẩm Lệ, Đà Nẵng
• Điện thoại: (0236) 3 726 926 – 0944 81 83 84
• Email: vietda.cskh@gmail.com
• Website: www.vietda.com.vn