Công việc cần làm của kế toán thu chi là gì?

Kế toán thu chi là gì? Đây là một vị trí cực kỳ quan trọng trong mỗi doanh nghiệp. Công việc chính của vị trí này là quản lý mọi khoản thu chi phát sinh của công ty. Vậy công việc hằng ngày của kế toán thu chi là gì? Cùng theo dõi bài viết dưới đây của Việt Đà nhé!

Kế toán thu chi là gì?

Kế toán thu chi là người chịu trách nhiệm quản lý các chứng từ liên quan đến thu nhập và chi tiêu trong một doanh nghiệp. Những chứng từ này rất quan trọng để minh chứng và giải thích cho cơ quan thuế về những khoản chi tiêu liên quan đến các tổ chức khác. Do đó, làm kế toán thu chi, bạn phải chú ý đến các chứng từ có liên quan đến hoạt động thu nhập và chi tiêu của doanh nghiệp.

Công việc của kế toán thu chi:

• Kế toán thu chi có trách nhiệm quản lý tất cả các khoản thu/chi theo quy chế của công ty, quỹ tiền mặt và các chứng từ kèm theo.
• Đối chiếu nội dung, số tiền trên Phiếu Thu/Chi với chứng từ nguyên bản
• Kiểm tra ngày tháng lập Phiếu Thu – Phiếu Chi và Chữ ký của người được uỷ quyền.
• Kiểm tra số tiền thu hoặc chi cho đúng để nhập hoặc xuất quỹ tiền mặt.
• Yêu cầu người nộp/nhận tiền ký nhận vào Phiếu Thu/Chi.
• Thủ quỹ ký nhận vào Phiếu Thu/Chi và giao cho khách hàng 1 liên sau đó dựa vào Phiếu Thu/Chi ghi vào Sổ Quỹ (viết tay), chuyển giao 2 liên còn lại của Phiếu Thu/Chi cho Kế Toán.
• Khi thanh toán tiền ứng, Thủ quỹ ghi chép vào Sổ quỹ tiền mặt bằng tay. Số tiền chi theo Phiếu nhận tiền ứng do người yêu cầu tiền ứng lập và người phụ trách cơ sở duyệt. Theo dõi trực tiếp số nợ tiền ứng
• Khi người nhận tiền ứng hoàn trả, yêu cầu họ ký vào phần quy định trên Phiếu và ghi rõ số nợ còn lại.
• Khi hoàn thành việc thanh toán tiền ứng, kế toán thu chi mới lập phiếu chi chính thức để nhập vào Sổ quỹ tiền mặt trên máy và Thủ Quỹ tính toán số chênh lệch để thu hoặc chi thêm.

• Thực hiện các nghiệp vụ thu tiền: thu tiền từ thu ngân hàng ngày và các khoản thu khác.
• Theo dõi các khoản tiền gửi ngân hàng.
• Quản lý và kiểm tra các chứng từ liên quan đến thu chi
• Lập kế hoạch thanh toán với nhà cung cấp theo chu kỳ hàng tuần, hàng tháng
• Nếu không thể đảm bảo kế hoạch thanh toán, hãy chủ động liên lạc với nhà cung cấp.
• Thực hiện các thủ tục thanh toán bằng hình thức tiền mặt hoặc chuyển khoản cho nhà cung cấp: lấy hoá đơn, kiểm tra phiếu đề nghị thanh toán, tạo phiếu chi…
• Thực hiện các thủ tục chi tiền cho các khoản nội bộ như lương, mua hàng ngoài và quản lý nghiệp vụ tạm ứng.
• Ghi nhận doanh thu hàng ngày vào phần mềm kế toán
• Lập hóa đơn GTGT cho khách hàng
• Kiểm tra công nợ của khách hàng bán buôn, gửi thông báo xác nhận công nợ cho khách hàng định kỳ
• Lập báo cáo công nợ định kỳ trình Ban lãnh đạo
• Chốt số tiền thu được hàng ngày với Thủ Quỹ.

Những sai lầm của kế toán thu chi cần tránh

Về chứng từ

• Các biểu mẫu chứng từ không tuân theo mẫu quy định hoặc tuân theo mẫu nhưng không ghi chép đúng cách, thiếu các thông tin cần thiết trên biểu mẫu, không có chữ ký của những người liên quan.
• Các chứng từ gốc đi kèm không đảm bảo tính hợp pháp.
• Một số khoản chi vượt quá 100.000 đồng không có hóa đơn tài chính.
• Các khoản chi từ nguồn quỹ khen thưởng, phúc lợi… không liên quan đến mục tiêu sản xuất kinh doanh, đơn vị hạch toán và chi phí như chi tài trợ, ủng hộ, khen thưởng cá nhân… phải điều chỉnh lấy từ quỹ.
• Các khoản chi lớn không có hóa đơn tài chính thì cần thống kê để loại bỏ khỏi chi phí hợp lý.
• Các chứng từ gốc đi kèm không đảm bảo tính logic về thời gian.

Chi phí cho nhân viên

• Người nhận tiền phải ký chữ ký trên bảng lương, nếu không sẽ bị coi là thiếu sót.
• Khi làm thêm giờ, phải có giấy báo trước và được duyệt.
• Khi chi công tác lưu động, phải ghi rõ lý do, thời gian và địa điểm trên danh sách ký nhận, nếu không sẽ không được thanh toán.

Chi phí mua nguyên liệu , nhiên liệu

• Người bán hàng nông sản phải cung cấp đầy đủ thông tin cá nhân như địa chỉ, số chứng minh thư và ghi rõ trên bảng kê thu mua.
• Chi phí xăng dầu phải tuân theo định mức quy định và được ghi chép rõ ràng trên báo cáo tài chính, không được thanh toán theo thực chi.

Chi phí bằng tiền

• Không có danh sách kèm theo cho chi phí phát quà tết.
• Danh sách khách hàng mới không được gửi kèm với khoản chi hội nghị khách hàng.
• Các khoản chi cho hội thảo, hội nghị thiếu danh sách người tham dự, không có biên lai xác nhận của các đại biểu nhận tiền bồi dưỡng khi tham gia họp, hội nghị, chỉ có đơn xin thanh toán của bộ phận văn phòng.
• Ngoài ra còn nhiều chi phí và thiếu sót khác.

Quyền hạn của kế toán thu chi

• Kế toán thu chi có thể yêu cầu KTCS kiểm tra số liệu trên sổ quỹ tiền mặt và sổ sách kế toán, và cũng có thể kiểm kê bất ngờ khi cần thiết.
• Kế toán thu chi chịu trách nhiệm cho cơ sở và các bộ phận liên quan ở cơ sở đó.
• Khi phát hiện ra vụ việc gây thiệt hại cho tiền mặt, kế toán thu chi có quyền thông báo trực tiếp cho phụ trách cơ sở.

Các công cụ hỗ trợ kế toán thu chi

Có rất nhiều công cụ hỗ trợ kế toán thu chi hiện nay. Tuy nhiên, các công cụ này thường được chia thành hai loại chính là phần mềm kế toán và dịch vụ kế toán trực tuyến.

Phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán là một công cụ giúp doanh nghiệp quản lý tài chính một cách thuận tiện và hiệu quả. Nó cho phép người sử dụng nhập dữ liệu tài khoản, tạo và cập nhật sổ cái, bảng cân đối kế toán và các báo cáo tài chính khác một cách dễ dàng.

Dịch vụ kế toán trực tuyến

Dịch vụ kế toán trực tuyến là một giải pháp tiện lợi cho các doanh nghiệp không muốn chi tiêu quá nhiều thời gian và tiền bạc vào việc quản lý tài chính. Các dịch vụ này cung cấp các dịch vụ kế toán từ xa, bao gồm quản lý thu nhập và chi phí, tổng hợp tài liệu tài chính và nộp các báo cáo thuế.

Phần mềm kế toán Việt Đà

Phần mềm Việt Đà là một công cụ hỗ trợ không thể thiếu cho các kế toán viên và nhà quản lý. Phần mềm giúp bạn nâng cao khả năng quản lý, cải thiện hiệu quả kinh doanh, giải quyết được nhiều công việc và quản lý tốt các nguồn lực trong công ty.

Ngoài ra, bản thân ứng dụng cũng rất gọn nhẹ, dễ sử dụng, cho ra các số liệu báo cáo chính xác tuyệt đối và các biểu mẫu khá đẹp mắt. Các phần mềm kế toán quản lý tài chính nổi bật của Việt Đà là:

• Phần mềm Kế toán doanh nghiệp – VietDa Accounting
• Phần mềm Kế toán Hành chính sự nghiệp – VietDa Administration
• Phần mềm Kế toán xây lắp – VietDa Accounting Construction
• Phần mềm VietDa Sales – Quản Lý Bán Hàng

Trên đây là những mô tả công việc chi tiết để hiểu được kế toán thu chi là gì. Là một kế toán thu chi Việt Đà mong bạn hãy thật chú ý quản lý chứng từ bởi đây là cơ sở để giải trình với cơ quan thuế.