Chi phí bị khống chế trong doanh nghiệp

Hoạt động của doanh nghiệp phát sinh rất nhiều loại chi phí đầy đủ chứng từ nhưng không được xem là chi phí hợp lệ bởi bị khống chế do các quy định của cơ quan quản lý. Chi phí bị khống chế đó là gì, mức khống chế bao nhiêu… Tổng hợp chi phí có quy định hạn mức để kế toán hạch toán đúng và đủ, phù hợp với quy định, giảm thiểu rủi ro về thuế cho doanh nghiệp. Chi tiết các loại chi phí bị khống chế theo quy định mới nhất:

1. Tiền ăn ca

Theo quy định tại khoản 2, điều 2 Thông tư 111/2013/TT-BTC thì hiện nay phụ cấp ăn ca đang được doanh nghiệp áp dụng dưới 2 hình thức:

+ Doanh nghiệp tổ chức nấu ăn, mua suất ăn, cấp phiếu ăn

+ Phụ cấp ăn ca bằng tiền

Nếu doanh nghiệp không tổ chức nấu ăn thì có thể chi tiền trực tiếp cho nhân viên. Mức chi phụ cấp ăn ca sẽ do thủ trưởng doanh nghiệp quyết định nhưng phải thỏa mãn điều kiện về phụ cấp ăn ca hiện hành.

Theo khoản 4, Điều 22, mục 6, Thông tư 26/2016/TT–BLĐTBXH

Tiền chi bữa ăn giữa cho người lao động tối đa không vượt quá 730.000 đồng/người/tháng. Vậy doanh nghiệp chi cho người lao động số tiền ăn ca vượt quá 730.000 đồng/tháng thì khoản chênh lệch đó sẽ phải tính vào thu nhập chịu thuế TNCN. Đồng thời doanh nghiệp cũng sẽ không được đưa vào chi phí được trừ phần tiền ăn vượt mức khi tính thuế TNDN.

2. Tiền chi trang phục, bảo hộ lao động, các khoản bảo hiểm có bị khống chế

Theo điểm 2.7, khoản 2, điều 6 thông tư 78/2014/TT-BTC được sửa đổi, bổ sung bởi điều 4 thông tư 96/2015/TT-BTC.

a) Tiền chi trang phục

Hiện nay có các hình thức chi trang phục cho nhân viên như sau:

+ Chi trang phục bằng tiền

+ Chi trang phục bằng hiện vật

+ Chi trang phục cả bằng tiền và hiện vật

Mức khống chế với phần chi trang phục cụ thể như sau:

++ Nếu chi bằng tiền thì khoản chi phí sẽ được tính theo số thực chi nhưng không vượt quá 5 triệu đồng/người/năm.

++ Nếu chi bằng hiện vật thì sẽ không bị khống chế mức chi. Tuy nhiên cần phải có hóa đơn, chứng từ hợp pháp, hợp lý, hợp lệ đối với khoản trang phục này.

++ Nếu vừa chi bằng tiền vừa chi bằng hiện vật thì phần chi bằng tiền sẽ bị khống chế ở mức 5 triệu đồng/người/năm.

b) Tiền chi bảo hộ lao động

Đối với khoản chi cho bảo hộ lao động sẽ được tính vào chi phí được trừ nếu có đầy đủ hóa đơn hợp lý, hợp lệ, hợp pháp.

c) Các khoản trích BHXH, BHYT, BHTN- BNN, kinh phí công đoàn

Theo quy định tại điểm 2.4 khoản 2, mục II Hướng dẫn 1784/HD-TLĐ ngày 06/11/2017, doanh nghiệp phải trích theo tỷ lệ quy định. Cụ thể năm 2020, tỷ lệ trích là:

Bảo hiểm xã hội: 17%; BHTN-BNN 0.5%; BHYT 3% và BHTN 1% (Theo Quyết định số 595/QĐ-BHXH); KPCĐ 2%. (Theo quy định tại Điểm 2.4 Khoản 2 Mục II Hướng dẫn 1784/HD-TLĐ ngày 06/11/2017).

Theo Nghị quyết 68/NQ-CP ngày 01/7/2021 thì người sử dụng lao động được áp dụng mức đóng bằng 0% quỹ tiền lương làm căn cứ đóng BHXH vào Quỹ bảo hiểm TNLĐ, BNN trong 12 tháng (thời gian từ ngày 1/7/2021 đến hết ngày 30/6/2022) cho người lao động thuộc đối tượng áp dụng chế độ bảo hiểm TNLĐ, BNN (trừ cán bộ, công chức, viên chức, người thuộc lực lượng vũ trang nhân dân, người lao động trong các cơ quan của Đảng, Nhà nước, cơ quan hành chính, đơn vị sự nghiệp công lập được hưởng lương từ ngân sách nhà nước. Mức đóng mới là

+ Đối với người lao động Việt Nam

Người sử dụng lao động					Người lao động
BHXH			BHTN	BHYT	BHXH			BHTN	BHYT
HT	ÔĐ-TS	TNLĐ-BNN			HT	ÔĐ-TS	TNLĐ-BNN
14%	3%	0%	1%	3%	8%	–	–	1%	1.5%
21%					10.5%
Tổng cộng 31.5%

 + Đối với người lao động nước ngoài

Người sử dụng lao động					Người lao động
BHXH			BHTN	BHYT	BHXH			BHTN	BHYT
HT	ÔĐ-TS	TNLĐ-BNN			HT	ÔĐ-TS	TNLĐ-BNN
–	3%	0%	–	3%	–	–	–	–	1.5%
6%					1.5%
Tổng cộng 7.5%

d) Các khoản trích nộp quỹ hưu trí tự nguyện, mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ

Đối với các khoản này, mức khống chế để được tính vào chi phí được trừ là 3 triệu đồng/người/tháng.

(Theo Công văn số Số: 28507/CT-TTHT ngày 03/05/2019 của Cục Thuế Hà Nội V/v chi phí mua bảo hiểm hưu trí tự nguyện, bảo hiểm nhân thọ)

3. Các khoản chi trực tiếp có tính chất phúc lợi cho người lao động

Theo khoản 4, điều 3 Thông tư 25/2018/TT-BTC, các khoản chi liên quan đến phúc lợi cho người lao động không được vượt quá 1 tháng lương bình quân thực tế thực hiện trong năm tính thuế của doanh nghiệp. Các khoản này bao gồm:

+ Chi đám hiếu, hỷ của bản thân và gia đình người lao động; chi nghỉ mát, chi hỗ trợ điều trị.

+ Chi khen thưởng con của người lao động có thành tích tốt trong học tập.

+ Chi hỗ trợ chi phí đi lại ngày lễ, tết cho người lao động.

+ Chi bảo hiểm tai nạn, bảo hiểm sức khỏe, bảo hiểm tự nguyện khác cho người lao động (trừ khoản chi mua bảo hiểm nhân thọ cho người lao động, bảo hiểm hưu trí tự nguyện cho người lao động) và những khoản chi có tính chất phúc lợi khác.

4. Chi phí thuê sửa chữa TSCĐ, trích trước TSCĐ

+ Các chi phí về bằng sáng chế, tài liệu kỹ thuật, giấy phép chuyển giao công nghệ, lợi thế kinh doanh. Được phân bổ dần vào chi phí kinh doanh với thời gian phân bổ không quá 3 năm.

+ Đối với công cụ, dụng cụ, bao bì luân chuyển,… không đáp ứng đủ điều kiện xác định là tài sản cố định theo quy định. Được phân bổ dần vào chi phí hoạt động sản xuất kinh doanh trong kỳ nhưng tối đa không quá 3 năm.

+ Tiền thuê TSCĐ phân bổ dần theo số năm mà bên đi thuê trả trước.

Nếu có phát sinh chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê, mà trong hợp đồng thuê tài sản quy định bên đi thuê có trách nhiệm sửa chữa tài sản trong thời gian thuê. Thì chi phí sửa chữa tài sản cố định đi thuê được phép hạch toán vào chi phí hoặc phân bổ dần vào chi phí nhưng thời gian tối đa không quá 03 năm.

Tóm lại, chi phí bằng sáng chế, CCDC, thuế TSCĐ thì phân bổ không vượt quá 3 năm. Nếu vượt quá 3 năm thì phần chi phí vượt sẽ không được tính vào chi phí hợp lý.

5. Chi phí liên quan đến công tác phí

Chi phí phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại và tiền thuê chỗ ở cho người lao động đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Trường hợp doanh nghiệp có khoản tiền đi lại, tiền ở, phụ cấp cho người lao động đi công tác, đồng thời thực hiện đúng theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ của doanh nghiệp thì được tính vào chi phí trừ khoản chi khoán tiền đi lại, tiền ở, tiền phụ cấp.

Tham khảo thêm mức chi phụ cấp đi công tác:

+ Công tác trong nước tại Thông tư 40/2017/TT-BTC, ngày 28 tháng 4 năm 2017. Có hiệu lực 01 tháng 7 năm 2017.

+ Công tác nước ngoài tại Thông tư 102/2012/TT-BTC, ngày 21 tháng 06 năm 2012. Có hiệu lực có hiệu lực từ ngày 10/08/2012.

6. Chi phí lãi vay

Theo khoản 2.17, 2.18 khoản 2 điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì khoản chi phí lãi vay bị khống chế được quy định như sau:

+ Phần lãi vay của các đối tượng khác không phải là tổ chức tín dụng hoặc tổ chức kinh tế vượt quá 150% mức lãi suất cơ bản do ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm vay thì sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

+ Trường hợp doanh nghiệp đã góp đủ vốn điều lệ thì phần chi trả lãi tiền vay để đầu tư vào doanh nghiệp khác sẽ được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

+ Trường hợp doanh nghiệp chưa góp đủ vốn điều lệ thì phần chi trả lãi tiền vay tương ứng với vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn ghi trong điều lệ của doanh nghiệp sẽ không được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế.

Cách xác định như sau:

Trường hợp 1: Số tiền vay nhỏ hơn hoặc bằng số vốn điều lệ còn thiếu thì toàn bộ lãi tiền vay là khoản chi không được trừ.

Trường hợp 2: Số tiền vay lớn hơn số vốn điều lệ còn thiếu theo tiến độ góp vốn:

++ Nếu doanh nghiệp phát sinh nhiều khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền vay không được trừ bằng tỷ lệ (%) giữa vốn điều lệ còn thiếu trên tổng số tiền vay nhân với tổng số lãi vay.

++ Nếu doanh nghiệp chỉ phát sinh một khoản vay thì khoản chi trả lãi tiền không được trừ bằng số vốn điều lệ còn thiếu nhân với lãi suất của khoản vay nhân với với thời gian góp vốn điều lệ còn thiếu.

7. Chi phí khấu hao TSCĐ

Theo điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC, phần trích khấu hao vượt mức quy định hiện hành của Bộ Tài chính về chế độ quản lý, sử dụng và trích khấu hao TSCĐ sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi tính thuế TNDN. Một số trường hợp cụ thể như sau:

+ Nếu trích khấu hao nhanh hơn khung trích khấu hao theo quy định thì chi phí vượt khung đó sẽ bị loại ra khỏi chi phí được trừ khi tính thuế TNDN.

+ Nếu áp dụng khấu hao theo đường thẳng được khấu hao nhanh mà mức khấu hao nhanh vượt quá 2 lần mức khấu hao theo đường thẳng thì phần khấu hao vượt quá 2 lần sẽ không được trừ khi tính thuế TNDN.

Chi phí mua xe ô tô > 1,6 tỷ (ô tô đó KHÔNG dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, du lịch, khách sạn, làm mẫu lái thử)

+ Phần trích khấu hao tương ứng với phần nguyên giá vượt trên 1,6 tỷ đồng/xe đối với ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống (trừ: ô tô dùng cho kinh doanh vận tải hành khách, kinh doanh du lịch, khách sạn; ô tô dùng để làm mẫu và lái thử cho kinh doanh ô tô);

+ Ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống chuyên kinh doanh vận tải hành khách, du lịch và khách sạn: Là các ô tô được đăng ký tên DN, mà DN đó trong Giấy phép ĐKKD có đăng ký một trong các ngành nghề như: vận tải hành khách, du lịch, kinh doanh khách sạn và được cấp phép kinh doanh.

+ Nếu DN có chuyển nhượng, thanh lý xe ô tô chở người từ 9 chỗ ngồi trở xuống thì giá trị còn lại của xe được xác định bằng (=) nguyên giá thực mua TSCĐ trừ (-) số khấu hao lũy kế của TSCĐ đã tính vào chi phí tính đến thời điểm chuyển nhượng, thanh lý xe.

 8. Tiền lương, tiền công và các khoản phải trả khác cho người lao động không đúng theo quy định của pháp luật

+ Theo quy định tại điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC thì khoản tiền lương, tiền công và phụ cấp phải trả cho người lao động nhưng thực tế chưa chi cho đến thời điểm hết thời hạn nộp hồ sơ quyết toán thuế năm sẽ không được tính vào chi phí được trừ.

+ Trừ trường hợp doanh nghiệp cso trích lập quỹ dự phòng để bổ sung vào quỹ tiền lương của năm sau liền kề thì mức dự phòng hàng năm do doanh nghiệp quyết định nhưng không quá 17% quỹ tiền lương thực hiện.

Lưu ý: Việc trích lập dự phòng tiền lương phải đảm bảo sau khi trích lập, doanh nghiệp không bị lỗ, nếu doanh nghiệp bị lỗ thì không được trích đủ 17%.

9. Chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa phần vượt mức tiêu hao hợp lý.

+ Doanh nghiệp tự xây dựng, quản lý định mức tiêu hao nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá sử dụng vào sản xuất, kinh doanh làm cơ sở xác định chi nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hoá phần vượt mức tiêu hao hợp lý không được tính vào chi phí được trừ.

+ Đối với phần chi vượt định mức tiêu hao đối với một số nguyên liệu, vật liệu, nhiên liệu, năng lượng, hàng hóa đã được Nhà nước ban hành định mức sẽ không được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế (Theo khoản 2.3 điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC có hiệu lực từ ngày 6/8/2015.)

10. Các khoản tiền phạt về vi phạm hành chính bao gồm:

+ Vi phạm luật giao thông,

+ Vi phạm chế độ đăng ký kinh doanh,

+ Vi phạm chế độ kế toán thống kê,

+ Vi phạm pháp luật về thuế bao gồm: Cả tiền chậm nộp thuế và các khoản phạt về vi phạm hành chính khác.

11. Chi phí công tác phí

11.1. Chi phí công tác phí

Theo Khoản 4, Điều 3 Thông tư 40/2017/TT-BTC các khoản sau không được thanh toán công tác phí

a) Thời gian điều trị, điều dưỡng tại cơ sở y tế, nhà điều dưỡng, dưỡng sức;

b) Những ngày học ở trường, lớp đào tạo tập trung dài hạn, ngắn hạn đã được hưởng chế độ đối với người đi học;

c) Những ngày làm việc riêng trong thời gian đi công tác;

d) Những ngày được giao nhiệm vụ thường trú hoặc biệt phái tại một địa phương hoặc cơ quan khác theo quyết định của cấp có thẩm quyền.

11.2. Chế độ công tác phí

+ Thanh toán theo hóa đơn thực tế

+ Thanh toán khoán kinh phí sử dụng ô tô khi đi công tác, khoán tiền tự túc phương tiện đi công tác

+ Phụ cấp lưu trú

+ Thanh toán tiền thuê phòng nghỉ tại nơi đến công tác

+ Thanh toán khoán tiền công tác phí theo tháng

Ngoài các quy định về công tac sphí trong Quy chế chi tiêu nội bộ. Tham khảo Chương II Chế độ công tác phí Thông tư 40/2017/TT-BTC để tránh vượt mức quy định của nhà nước đang áp dụng.

12. Chế độ hội nghị

+ Chi thù lao cho giảng viên, chi bồi dưỡng báo cáo viên; người có báo cáo tham luận trình bày tại hội nghị: Thực hiện theo mức chi thù lao quy định đối với giảng viên, báo cáo viên tại Thông tư số 139/2010/TT-BTC ngày 21/9/2010 của Bộ Tài chính quy định việc lập dự toán, quản lý và sử dụng kinh phí từ ngân sách nhà nước dành cho công tác đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức.

+ Chi giải khát giữa giờ: 20.000 đồng/1 buổi (nửa ngày)/đại biểu.

+ Chi hỗ trợ tiền ăn cho đại biểu là khách mời không trong danh sách trả lương của cơ quan nhà nước, đơn vị sự nghiệp công lập và doanh nghiệp theo mức khoán như sau:

a) Cuộc họp tổ chức tại địa điểm nội thành của thành phố trực thuộc Trung ương: 200.000 đồng/ngày/người;

b) Cuộc họp tổ chức tại địa điểm nội thành, nội thị của thành phố trực thuộc tỉnh; tại các huyện, thị xã thuộc tỉnh: 150.000 đồng/ngày/người;

13. Chi tiền quảng cáo, khuyến mại

Theo Khoản 2, Điều 17 Nghị định 81/NĐ-CP

Các trường hợp không phải thực hiện thủ tục hành chính thông báo thực hiện khuyến mại khi khuyến mại theo các hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mạivà các Điều 8, Điều 9, Điều 10, Điều 11, Điều 12, Điều 14 Nghị định này:

a) Thương nhân thực hiện các chươngtrình khuyến mại quy định tại Khoản 1 Điều này có tổng giá trị giải thưởng, quà tặng dưới 100 triệu đồng;

b) Thương nhân chỉ thực hiện bán hàng và khuyến mại thông qua sàn giao dịch thương mại điện tử, website khuyến mại trực tuyến.

 

Theo Điều 6, Nghị định 81/2018/NĐ- CP hạn mức tối đa về gái trị hàng hóa, dịch vụ đùng để khuyến mãi

Giá trị vật chất dùng để khuyến mại cho một đơn vị hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại không được vượt quá 50% giá của đơn vị hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại đó trước thời gian khuyến mại, trừ trường hợp khuyến mại bằng các hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại, Điều 8, Khoản 2 Điều 9, Điều 12, Điều 13, Điều 14 Nghị định này.

Tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ dùng để khuyến mại mà thương nhân thực hiện trong một chươngtrình khuyến mại không được vượt quá 50% tổng giá trị của hàng hóa, dịch vụ được khuyến mại, trừ trường hợp khuyến mại bằng hình thức quy định tại Khoản 8 Điều 92 Luật thương mại, Điều 8 và Khoản 2 Điều 9 Nghị định này.

 

Việt Đà chúc các bạn thành công !!!