Từ 1/6/2025, hoá đơn điện tử (HĐĐT) có sai sót bắt buộc phải xử lý bằng cách lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế, không được xử lý bằng cách huỷ.

Nguyên tắc xử lý hoá đơn điện tử sai sót

Theo quy định tại khoản 1 Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bổ sung bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi hoá đơn điện tử có sai sót người dùng xử lý theo nguyên tắc sau:

TH 1: HĐĐT đã được cấp mã của CQT nhưng chưa gửi bên mua mà phát hiện có sai sót

—> Bên bán lập HĐĐT mới thay thế HĐĐT sai sót có đẩy đủ thông tin chính xác và ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”; Bên bán gửi hoá đơn thay thế cho bên mua và CQT.

TH 2: HĐĐT sai tên, địa chỉ bên mua (không sai mã số thuế và các nội dung khác) và đã gửi bên mua

—> Bên bán thông báo cho bên mua về việc lập sai hoá đơn và thông báo cho CQT theo mẫu 04/SS-HĐĐT.

TH 3: HĐĐT sai sót về mã số thuế, số tiền ghi trên hoá đơn, thuế suất, tiền thuế hoặc hàng hoá ghi trên hoá đơn không đúng quy cách, chất lượng

—> Nếu bên mua là tổ chức, doanh nghiệp thì bên bán và bên mua phải lập văn bản thỏa thuận ghi rõ nội dung sai sót;

—> Hai bên xem xét về việc lập hoá đơn điều chỉnh hoặc thay thế: Hoá đơn điều chỉnh phải ghi rõ “Điều chỉnh cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…” và nêu rõ nội dung điều chỉnh (tăng/giảm số lượng, giá bán, thuế suất…); Hóa đơn thay thế phải ghi rõ “Thay thế cho hóa đơn Mẫu số… Ký hiệu… Số… Ngày… tháng… năm…”;

—> Bên bán ký số trên hóa đơn điều chỉnh/ thay thế gửi bên mua và gửi CQT

TH 4: Hoá đơn chiết khấu, khuyến mại, điều chỉnh công trình 

—> Lập hóa đơn mới ở kỳ hiện tại, ghi phần chênh lệch + / -;

TH 5: Hàng trả lại giảm giá sau khi đã xuất hóa đơn

—> Chỉ lập hóa đơn điều chỉnh, không lập hóa đơn thay thế

TH 6: Nhiều hóa đơn sai sót cho cùng một bên mua trong cùng tháng

—> Được phép lập một HĐĐT điều chỉnh hoặc một HĐĐT thay thế duy nhất cho nhiều hóa đơn đã lập có sai sót đó, kèm theo bảng kê chi tiết các hóa đơn gốc bị sai;

TH 7: Thiếu ghi chú trên hóa đơn điều chỉnh/thay thế 

—> Hoá đơn không hợp lệ

TH 8: Hoá đơn điều chỉnh đã xuất nhưng vẫn sai tiếp

—> Xử lý theo hình thức ban đầu 

Cách lập hoá đơn điều chỉnh, thay thế

Theo quy định tại Điều 19 Nghị định 123/2020/NĐ-CP (được sửa đổi bởi khoản 13 Điều 1 Nghị định 70/2025/NĐ-CP), khi phát hiện hoá đơn điện tử sai sót kể cả hoá đơn đã được cấp mã của CQT, hoá đơn không có mã của CQT đã gửi dữ liệu đến CQT thì bên bán lập HĐĐT điều chỉnh hoá đơn lập sai.

— Nguồn: Thư viện pháp luật —