Tin kế toán tài chính, Tin tức
Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo tài chính bằng excel
16
Th2
Th2
Tại sao phải biết cách lập báo cáo tài chính bằng excel chi tiết? Bởi BCTC là một tài liệu, chứng từ cực kỳ quan trọng để thể hiện rõ được tình trạng tài chính, dòng tiền của doanh nghiệp. Có nhiều phương pháp để lập các bảng báo cáo tài chính. Tuy nhiên, excel vẫn là công cụ hàng đầu được nhiều kế toán viên lựa chọn. Bài viết sau của Việt Đà sẽ hướng dẫn bạn đọc, các kế toán viên cách lập BCTC bằng exel chuẩn chỉnh nhất 2024.
Ưu & nhược điểm của việc lập báo cáo tài chính bằng excel
Lập báo cáo tài chính bằng excel có thể mang đến một số ưu và nhược điểm như sau:
Ưu điểm
- Kiểm soát và phân tích dữ liệu một cách minh bạch
Việc hiển thị dữ liệu thống kê dưới dạng bảng sẽ giúp cho việc theo dõi và quản lý của kế toán trở nên thuận tiện và hiệu quả hơn. Ngoài ra, việc sử dụng các công cụ tính toán có sẵn trên Excel sẽ giúp cho quá trình tính toán trở nên đơn giản và chính xác hơn.
- Khả năng điều chỉnh dữ liệu một cách linh hoạt.
Trong quá trình chuẩn bị báo cáo tài chính, kế toán viên có thể linh hoạt điều chỉnh các dữ liệu trong cột, sắp xếp lại một cách hợp lý để theo dõi và đánh giá.
- Dễ cài đặt, dùng miễn phí
Phần mềm excel là một trong những ứng dụng phổ biến nhất hiện nay, có thể cài đặt dễ dàng trên máy tính và hoàn toàn miễn phí. Vậy nên, để tiết kiệm chi phí, các doanh nghiệp hoàn toàn có thể chọn excel là công cụ dùng để lập báo cáo tài chính.
>>> XEM THÊM:
- Báo cáo tài chính là gì? Nội dung, mục đích và kỳ hạn nộp BCTC
- Quy định và hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính
Nhược điểm
Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm kế toán có tích hợp chức năng báo cáo tài chính bời vì dùng Excel vẫn còn nhiều hạn chế trong việc làm báo cáo tài chính. Ví dụ như:
- Lãng phí thời gian, hiệu suất làm việc không đạt cao
Báo cáo tài chính là việc phải tổng hợp nhiều dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau. Do đó, khi kiểm tra bằng excel, rất dễ xảy ra lỗi trong việc nhập công thức, nhập sai thông tin,…Những sai sót này rất khó để sửa chữa và kiểm tra lại.
- Khó tìm ra những sai sót để khắc phục.
Việc nhập sai dữ liệu từ đầu làm cho các kế toán viên phải bỏ ra rất nhiều thời gian để tìm kiếm và sửa chữa thông tin. Đặc biệt với Excel, kế toán thường liên kết các bảng tính với nhau, điều này dẫn đến việc một lỗi nhỏ cũng có thể ảnh hưởng đến nhiều phần khác nhau.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ có ít giao dịch thì việc phát hiện và sửa lỗi cũng có thể mất nửa ngày. Còn trong trường hợp của các doanh nghiệp lớn thì quá trình đối chiếu của kế toán viên có thể kéo dài vài ngày, thậm chí cả một tuần và hơn nữa.
- Tạo mẫu, chỉnh sửa báo cáo tài chính mất nhiều thời gian.
Sau khi tạo file excel, các kế toán viên cần phải tạo thủ công và chỉnh sửa mẫu báo cáo tài chính vì phần mềm excel không tự động cập nhật dữ liệu vào file.
>>> THAM KHẢO NGAY: Quy định và hướng dẫn cách lập báo cáo tài chính
Hướng dẫn chi tiết cách lập báo cáo tài chính excel
Thường thì việc hoàn thiện hồ sơ thuế và báo cáo tài chính cuối kỳ bao gồm Bảng cân đối kế toán, Thuyết minh BCTC, báo cáo kết quả kinh doanh, Bảng cân đối tài khoản và Báo cáo lưu chuyển tiền tệ.
Bảng cân đối phát sinh của năm
Việc tạo bảng cân đối phát sinh hàng năm tương tự như việc tạo bảng cân đối phát sinh hàng tháng, thông qua việc tổng hợp dữ liệu từ bảng nhập liệu trong cả năm.
- Cột tài khoản, tên tài khoản: Sao chép danh sách từ DMTK về..
- Dư nợ và dư có ở đầu kỳ: Sử dụng hàm VLOOKUP để tìm kiếm số cân đối phát sinh trong tháng 1 (phần dư đầu kỳ).
- Cột tạo nợ, tạo có: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp các giá trị theo tháng trong bảng nhập liệu.
- Dư nợ, có dư vào cuối kỳ: Sử dụng hàm MAX để tính tổng.
- Tính tổng: Sử dụng hàm SUMTOTAL.
- Các chỉ số về tài sản, doanh thu, chi phí, báo cáo tài chính và nguồn vốn: Xác định các tài khoản trên bảng cân đối kế toán năm ứng với mục nào trên báo cáo kết quả kinh doanh và bảng cân đối kế toán, sau đó gắn mã số của mục đó cho tài khoản tương ứng.
>>> XEM NGAY: Hướng dẫn cách đọc báo cáo tài chính đơn giản nhanh chóng
Bảng cân đối kế toán
Tạo bảng cân đối kế toán vào khoảng thời gian cuối năm tài chính.
- Kết quả của bảng cân đối kế toán là chính xác khi: Nguồn vốn tương đương với tổng tài sản.
- Cột năm trước: Dựa vào số liệu của Bảng cân đối kế toán năm trước, chúng ta có thể xem xét Cột năm nay.
- Cột năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để tổng hợp dữ liệu từ các chỉ tiêu tương ứng nhằm thu thập thông tin cân đối phát sinh.
- Dãy điều kiện: Là cột “NV” chứa các mã số liên quan đến nguồn vốn, hoặc cột “TS, DT, CP” chứa các mã số liên quan đến Tài sản.
- Điều kiện cần phải tính toán: Các số mã trên bảng cân đối kế toán..
- Tổng: Dư nợ tài sản và dư nợ nguồn vốn là hai phần của cột dư nợ, mỗi phần tương ứng với các mã số tài sản và nguồn vốn.
>>> CÓ LẼ BẠN CẦN: Thời hạn nộp báo cáo tài chính của doanh nghiệp
Bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh
- Báo cáo KQKD lập cho thời kỳ: KQKD của một kỳ.
- Cột năm trước: Dựa vào phần mục chính của Báo cáo kết quả kinh doanh năm trước.
- Cột năm nay: Sử dụng hàm SUMIF để đọc dữ liệu từ bảng cân đối phát sinh.
- Dãy điều kiện: Cột Doanh thu, tài sản, chi phí tại trên Bảng cân đối phát sinh năm.
- Điều kiện cần phải tính: Các mã số trong báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh.
- Dãy để tính tổng: Cột tạo ra nợ trên chi phí phát sinh trong năm.
Báo cáo lưu chuyển tiền tệ
- Nội dung: Hiển thị luồng tiền vào ra của doanh nghiệp.
- Kết quả của báo cáo lưu chuyển tiền tệ là chính xác khi: Chỉ số (70) trên bảng cân đối kế toán tương đương với chỉ số (110) trên bảng lưu chuyển tiền tệ.
- Cột của năm trước: Dựa vào số liệu năm nay từ Báo cáo LCTT năm trước.
Bản thuyết minh BCTC
Đây là tài liệu báo cáo được sử dụng để làm rõ hơn cho các bảng: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ, bảng cân đối kế toán, báo cáo kết quả tình hình kinh doanh.
Dựa vào bảng cân đối kế toán, Báo cáo LCTT, BCKQKD, bảng trích khấu hao TSCĐ, Bảng cân đối số phát sinh năm, các kế toán viên có thể tạo ra bản thuyết minh BCTC theo mẫu tương đối dễ dàng.
Trên đây là hướng dẫn chi tiết về cách lập báo cáo tài chính bằng Excel đơn giản nhất. Hy vọng bài viết của Việt Đà đã cung cấp kiến thức hữu ích cho quý độc giả. Ngoài ra, để được tư vấn thông tin về phần mềm kế toán, hãy liên hệ chúng tôi nhé.
