Trong quá trình vận hành, doanh nghiệp thường xuyên phát sinh các chuyến công tác phục vụ hoạt động sản xuất, kinh doanh. Vậy điều kiện nào để khoản chi phí này hợp lý và được trừ khi tính thuế thu nhập doanh nghiệp (TNDN)?

Hãy cùng phần mềm Việt Đà tìm hiểu trong bài viết dưới đây nhé!

Công tác phí là gì?

Có thể hiểu, công tác phí là khoản chi phí để trả cho người lao động khi đi công tác trong nước hoặc nước ngoài, gồm các khoản như: Đi lại, ăn uống, tiền ở (thuê khách sạn, nhà nghỉ tại nơi đến công tác), cước hành lý, tài liệu mang theo để làm việc (nếu có),…

Thông thường, công tác phí được thanh toán sau khi kết thúc chuyến đi, hoặc người lao động có thể tạm ứng trước theo quy định nội bộ. Việc hạch toán đúng và đầy đủ công tác phí không chỉ đảm bảo quyền lợi cho người lao động mà còn giúp doanh nghiệp tối ưu chi phí hợp lý khi tính thuế TNDN

Dùng thử miễn phí phần mềm kế toán Việt Đà 

Xem báo giá phần mềm kế toán Việt Đà 

Làm thế nào để công tác phí là chi phí hợp lý?

Căn cứ quy định tại điểm 2.9 khoản 2 Điều 6 Thông tư 78/2014/TT-BTC (được sửa đổi bởi Điều 4 Thông tư 96/2015/TT-BTC) như sau: 

– Chi phụ cấp cho người lao động đi công tác, chi phí đi lại, ăn ở của người đi công tác nếu có đầy đủ hóa đơn, chứng từ thì được tính vào chi phí được trừ khi xác định thu nhập chịu thuế;

– Nếu doanh nghiệp khoán tiền đi lại, ăn ở, phụ cấp cho người đi công tác theo quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ doanh nghiệp thì được tính vào chi phí được trừ khoản chi khoán;

– Nếu chi phí công tác phát sinh từ 20.000.000 đồng trở lên, mua vé máy bay mà các khoản chi phí này được thanh toán bằng tài khoản ngân hàng của cá nhân thì đủ điều kiện là hình thức thanh toán không dùng tiền mặt và tính vào chi phí được trừ nếu đáp ứng đủ các điều kiện sau: 

+ Có hóa đơn, chứng từ phù hợp do người cung cấp HHDV giao xuất; 

+ Doanh nghiệp có quyết định hoặc văn bản cử người đi công tác;

+ Quy chế tài chính hoặc quy chế nội bộ doanh nghiệp cho phép người lao động được thanh toán khoản công tác phí, mua vé máy bay bằng tài khoản ngân hàng của cá nhân và khoản phí này sẽ được doanh nghiệp thanh toán lại sau;

– Nếu đơn vị mua vé máy bay cho người đi công tác qua website thì căn cứ tính vào chi phí được trừ là vé máy bay điện tử, thẻ lên máy bay (boarding pass) và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt;

– Nếu đơn vị không thu hồi được thẻ lên máy bay của người đi công tác thì vé máy bay điện tử, quyết định hoặc văn bản cử người lao động đi công tác và chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt là căn cứ để tính vào chi phí được trừ. 

Như vậy, để khoản công tác phí được xem là chi phí hợp lý khi xác định thu nhập chịu thuế cần có đầy đủ hóa đơn, chứng từ và đáp ứng các điều kiện theo quy định như trên.

Xem thêm: 

– 04 kiến thức tài chính không dạy ở trường người đi làm cần biết

– Đề xuất nâng mức giảm trừ gia cảnh lên 15,5 triệu đồng

– Khách hàng đánh giá phần mềm Việt Đà sau BCTC 2024

Trường hợp nào người lao động không được đi công tác xa? 

Theo khoản 1 Điều 137 Bộ luật Lao động 2019 có quy định về một số trường hợp doanh nghiệp không được cử người lao động đi công tác xa, cụ thể như sau: 

– Người lao động mang thai từ tháng thứ 07 hoặc từ tháng thứ 06 nếu làm việc ở vùng cao, vùng sâu, vùng xa, biên giới, hải đảo; 

– Người lao động đang nuôi con dưới 12 tháng tuổi (trừ trường hợp được người lao động đồng ý).