7 Lỗi Quản Trị Doanh Nghiệp phổ biến hiện nay

Lỗi quản trị doanh nghiệp là những sai sót xảy ra trong quá trình điều hành và quản lý một doanh nghiệp. Những lỗi này có thể phát sinh từ nhiều nguyên nhân khác nhau như quyết định sai lầm, thiếu thông tin, hoặc không đủ kinh nghiệm trong quản lý. Dưới đây là một số khái niệm và ví dụ cụ thể để giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này.

Lỗi 1: Chưa hoạch định tầm nhìn

Lỗi chưa hoạch định trong quản trị doanh nghiệp là sự thiếu sót trong quá trình lập kế hoạch, dẫn đến các cấp quản lý thường ra các quyết định không hiệu quả và ảnh hưởng tiêu cực đến hoạt động của doanh nghiệp. Hoạch định tầm nhìn doanh nghiệp là một trong những chức năng quan trọng nhất trong việc quản trị, bởi vì nó giúp xác định mục tiêu, phân bổ tài nguyên và xây dựng chiến lược để đạt được các mục tiêu đó.

Lỗi 2: Cơ cấu tổ chức chồng chéo

Cơ cấu tổ chức không rõ ràng là một vấn đề khác khiến việc phân bổ trách nhiệm trở nên khó khăn hơn. Không phải tất cả nhân viên đều có tính trách nhiệm cao, dẫn đến tình trạng làm việc qua ngày tháng hoặc chỉ chăm chăm vào lợi ích cá nhân.

Nguyên nhân chủ yếu nằm ở việc cơ cấu tổ chức còn chồng chéo, thiếu sự rõ ràng và trách nhiệm trong quá trình thực hiện công việc. Để cải thiện vấn đề này, công ty cần xây dựng một công cụ để minh bạch hóa cơ cấu tổ chức cũng như cách thức phối hợp giữa các phòng ban.

Lỗi 3: Không phối hợp đồng bộ giữa các bộ phận

Nhiều doanh nghiệp không đạt mục tiêu doanh thu do thiếu sự phối hợp giữa ba bộ phận then chốt: sản phẩm, bán hàng và marketing. Nếu ba yếu tố này không hoạt động đồng bộ với nhau, doanh nghiệp sẽ khó lòng đạt được mục tiêu doanh thu.

Một số câu hỏi cần đặt ra về ba yếu tố này bao gồm:

• Sản phẩm có thực sự đáp ứng nhu cầu thị trường hay không
• Khi sản phẩm đã phù hợp, đội ngũ bán hàng và marketing có hiểu để truyền thông và bán hàng hiệu quả không
• Đội ngũ marketing có nghiên cứu insights khách hàng để thiết kế sản phẩm đúng hướng không
• Liệu thông điệp đó có được chuyển tải đến đội ngũ bán hàng để họ có thể tạo ra những chiến lược bán hàng phù hợp với nhu cầu thị trường hay không?…

Tóm lại, cần có sự phối hợp chặt chẽ giữa phòng Nghiên cứu và Phát triển (R&D), phòng Marketing và phòng Kinh doanh. Nếu có bất kỳ trục trặc nào trong sự phối hợp giữa ba phòng này, sẽ dẫn đến nhiều hệ lụy và cuối cùng là doanh thu không đạt kỳ vọng.

Lỗi 4: Hệ thống quản lý lỏng lẻo

Khi những suy nghĩ của ban lãnh đạo (Hội đồng quản trị hoặc Ban tổng giám đốc) không được ghi chép thành chính sách rõ ràng, quản lý cấp trung sẽ cảm thấy như sếp đang thay đổi ý kiến liên tục, hôm qua nói một kiểu, hôm nay lại nói kiểu khác.

Tuy nhiên cũng có rất nhiều trường hợp khi thị trường có sự biến động, lãnh đạo cũng buộc phải điều chỉnh chiến lược. Trong khi đó, các quản lý cấp trung như giám đốc tài chính hay giám đốc nhân sự lại chưa kịp áp dụng cách làm cũ thì sếp đã chuyển sang phương pháp mới.

Thực tế là, cả hai bên – lãnh đạo cấp cao và quản lý cấp trung – đều có lý do riêng; nhưng đồng thời cũng đều mắc sai lầm.

Để tránh xảy ra mâu thuẫn trong quan điểm làm việc, những quan điểm lâu dài của lãnh đạo cần phải được viết thành chính sách, chẳng hạn như chính sách về nhân sự, khách hàng hay thương hiệu,…

Lấy ví dụ về nhân sự, nếu chủ tịch công ty có quan điểm ưu tiên tuyển dụng nội bộ trước, nhưng điều này không được thể hiện thành chính sách, thì khi cần tuyển dụng, các bộ phận sẽ lại tìm người từ bên ngoài. Điều này dễ dàng dẫn đến xung đột. Rõ ràng, các nhà quản lý không thể cứ mỗi ngày lại phải hỏi ý kiến của cấp trên.

Tình trạng quản lý thiếu hệ thống này xuất phát từ vấn đề chính sách rõ ràng. Một chính sách minh bạch sẽ cho ra một số quy định và những quy định này cần phải được xây dựng với quy trình hướng dẫn cụ thể. Khi có chính sách, quy định và quy trình rõ ràng, nhân viên sẽ dễ dàng hiểu và thực hiện theo.

Ngược lại, có những công ty có đầy đủ chính sách nhưng lại quá cồng kềnh. Mỗi khi gặp vấn đề, mọi thứ trở nên hỗn loạn và chậm chạp. Nguyên nhân là do việc soạn thảo chính sách được thực hiện một cách ngẫu hứng. Hậu quả là công ty có hàng ngàn quy định nhưng nhân viên lại không biết chúng nằm ở đâu, và cũng không biết áp dụng quy định nào vào lúc nào.

Lỗi 5: Không có hệ thống đánh giá năng lực

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp thiếu hệ thống đánh giá năng lực, khiến cho các nhà lãnh đạo và quản lý không thể nắm bắt được khả năng thực sự của nhân viên. Điều này dẫn đến việc đánh giá chủ quan, không phân biệt được ai có năng lực hơn ai.

Thiếu hệ thống đánh giá năng lực cũng gây khó khăn trong việc phân bổ nhân sự đúng cách. “Đúng người” có nghĩa là nhân viên phải phù hợp với văn hóa công ty, còn “đúng việc” là họ cần có năng lực tương ứng với vị trí đảm nhiệm.

Tại sao lại cần phải có “đúng người”? Ví dụ, khi tuyển dụng một nhân viên mới, nếu họ không hòa hợp với văn hóa công ty thì dù có tài giỏi đến đâu cũng sẽ gặp khó khăn trong việc gắn bó lâu dài.

Vậy làm thế nào để bố trí đúng việc? Trước tiên, công ty cần xây dựng tiêu chuẩn năng lực chi tiết cho từng vị trí. Tiêu chuẩn này nên dựa trên các yếu tố như kiến thức, kỹ năng và thái độ. Cụ thể, một kế toán hay nhân viên dịch vụ khách hàng cần những kiến thức, kỹ năng và thái độ gì?

Khi đã có công cụ đánh giá tiêu chuẩn năng lực, đội ngũ nhân sự có thể dựa vào đó để phỏng vấn và tuyển dụng nhân viên mới. Sau khi nhập dữ liệu, phần mềm sẽ cung cấp điểm năng lực thực tế của từng ứng viên. Công ty có thể đặt ra mức điểm tiêu chuẩn, chẳng hạn như yêu cầu ứng viên phải đạt trên 70% mới đủ điều kiện tuyển dụng.

Lỗi 6: Thiếu chiến lược phát triển

Doanh nghiệp không có chiến lược rõ ràng, dẫn đến các phòng ban cũng không có kế hoạch cụ thể cho từng chức năng. Chẳng hạn như phòng tài chính, phòng nhân sự, phòng kinh doanh, phòng marketing… chỉ hoạt động theo kiểu đối phó, dựa vào chỉ đạo từ cấp trên và suy nghĩ cá nhân.

Thực tế, mỗi phòng ban cần có chiến lược rõ ràng để giải quyết những câu hỏi lớn trong công việc của mình:

• Năm nay, chúng ta đặt ra những mục tiêu gì?
• Để hiện thực hóa những mục tiêu đó, chiến lược cần được triển khai ra sao?
• Ngân sách cần phải chi cho việc này là bao nhiêu?
• Chúng ta cần bao nhiêu nhân lực để thực hiện?

Trong thực tế, rất ít doanh nghiệp có một kế hoạch rõ ràng như vậy. Chính vì vậy, các công ty thường cảm thấy mình đang hoạt động nhưng thực chất lại không có hiệu quả. Cuối cùng, cả đội ngũ cứ mãi xoay quanh những điều mới mẻ mà quên đi việc duy trì những cái đã có.

Mặc dù có nhiều kế hoạch hành động rất tốt, nhưng nếu không được triển khai thực tiễn thì mọi thứ sẽ chỉ dừng lại trên giấy tờ. Khi hành động không được thực hiện, chiến lược cũng không thể đi vào cuộc sống, và khi chiến lược không được thực thi, mục tiêu sẽ mãi mãi nằm ngoài tầm với.

Lỗi 7: Văn hóa doanh nghiệp không rõ nét

“Văn hóa” có thể được hiểu đơn giản là sự kết hợp giữa “văn” và “hoá”. Trong đó, “văn” đại diện cho các thông điệp đã được ghi lại, phản ánh những tư tưởng, tầm nhìn, sứ mệnh, giá trị cốt lõi và triết lý hoạt động của tổ chức. Hầu hết các không gian như phòng họp, thang máy, nhà ăn hay website của doanh nghiệp đều truyền tải những thông điệp này. Tuy nhiên, vẫn thường xuyên xảy ra tình trạng “văn” không được hiện thực hóa thành hành động cụ thể cho nhân viên, dẫn đến việc văn hóa doanh nghiệp trở nên mờ nhạt.

Một ví dụ điển hình về văn hóa doanh nghiệp chính là công ty Thế Giới Di Động. Khi khách hàng bước vào một trong các cửa hàng, họ sẽ dễ dàng nhận thấy nét văn hóa đặc trưng qua hành động của nhân viên: “Đưa tay lên ngực và cúi chào”. Hành động này thể hiện giá trị văn hóa mà Thế Giới Di Động đã truyền đạt và rèn luyện cho nhân viên. Do đó, mỗi khi gặp khách hàng, nhân viên đều tự giác thực hiện việc chào hỏi này một cách tự nhiên mà không cần sự nhắc nhở nào..

Khi từng nhân viên thấu hiểu sâu sắc văn hóa của công ty, họ sẽ chuyển tải điều đó đến khách hàng thông qua những hành động cụ thể như nụ cười, ánh nhìn, cử chỉ, cách diễn đạt, trang phục và thái độ giao tiếp.

Vì vậy, dù cho “văn” của công ty hay tổ chức có được biên soạn thành một tập tài liệu dày hay không, điều cốt lõi là nhân viên và khách hàng (hoặc đối tác) có thể cảm nhận được bản sắc văn hóa ấy hay không.

7 lỗi quản trị doanh nghiệp phổ biến trên đã chỉ ra có ảnh hưởng sâu sắc đến sự phát triển của các doanh nghiệp tại Việt Nam. Việc nhận diện và khắc phục những lỗi này là rất cần thiết để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả và bền vững hơn trong tương lai.